服务类采购招标的一般流程
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BASS杯征文 时间：2014-02-21 10:58:55 发布：管理员
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■ 杨波
向服务提供商发布信息并接收标书
安排一次会议来回答服务提供商的疑问，并确保列表上所有的服务提供商都出席会议。通过这种形式，不仅可以使所有的服务提供商都收到相同的信息，而且使服务提供商都感受到竞争的压力，同时也意识到必须提供更好的报价才能取胜。确定接收服务提供商标书的最后期限，从而使整个过程有序地展开。指定一个人单独负责与所有的服务提供商进行沟通，以此保证发布信息的一致性，并有助于防止服务提供商在官方沟通和决策过程中四处活动。
审核证明文件
审阅服务提供商的证明文件，以检验他们的经验，确定他们提供服务的能力在多大程度上符合要求。
同时，增加要求服务提供商提供证明的范围。通过那些出现在服务提供商证明文件内的组织，了解他们与该服务提供商的合作经验，包括那些有过不愉快经历的组织。
分析标书
逐一审查服务提供商的标书，在分析中作一些必要的调整。举例来说，针对特定的服务，将服务提供商的成本与自己的成本作比较时，应当确保加入了因为支持服务而保留的成本支出（设备、软件、人员等等），并将这些加到服务提供商的估计值里。否则，在实际运作的时候，这些隐含成本可能使这项交易大失所望。
标书的评价标准将为分析设定一个平台。对于任何规模的服务采购来说，从服务提供商那里获得的信息都很多，因而，观察这些标准和相关事宜，并将它们分别归类于最高或必须层次、次要或需要层次、第三或参考层次，将是很有意义的。在最高层次中，如果服务提供商没有能力达到核心要求，就可以立即判断它的资格不够。如果所有参与竞争的服务提供商都能够满足核心要求，可以转向次要层的各个事项，对每一个服务提供商按各个项目进行评分，用1-5分或1-10分分别打分。把每个项目的权重与得分相乘，加总之后就可以得出所有服务提供商的总分。选择那些总分最高的服务提供商。如果服务提供商的总分相差很大，那么可能就没有必要进入第三层级的“参考”项了。但是，如果分数很接近的话，就要通过第三层级各项的比较，按照各自的权重进行加总，从而为决策提供参考信息。
在决策之前应当进行认真权衡。例如，如果采购的服务是负有关键任务或支持关键任务的职能，就必须更加谨慎，以确保所选择的服务提供商能够完成这项任务。人们自然希望以低廉的价格得到自己想要的东西，但在市场上，通常不可能以最低的价格购买到最好的商品。如果希望得到最好的、最可靠的以及专家级的服务，就必须支付更高的价格。
不要忽视那些将采购的服务任务收回时发生的成本，包括正常的合同到期和非正常的合同终止。
应当认识到，如果服务提供商已经接手了招标方的另一项服务任务，那么，管理服务提供商的关系成本就可以大幅度降低。两个服务采购协议的一些管理职能很有可能是交叉的。因为已经在另一个服务项目中花费了时间和精力来了解服务提供商的工作方式并与之建立了良好的关系，所以在这个项目中这些时间和精力就可以节省掉了。
如果采购的服务由两个或两个以上的服务提供商分担，那么关于各部分服务的标书必须是协调一致的，而且应当同时评估服务提供商的标书。
近年来，服务提供商联盟已经变得越来越普遍了。服务提供商联盟是指两个或两个以上专长或优势互补的服务提供商订立合同，共同协作提供服务。服务提供商联盟可能会联合竞标，这就简化了评估，但是标书应当清楚地说明这些服务提供商如何协同提供服务以及每项服务具体由谁负责。
甄选最终服务提供商与资信调查
从那些经过初步筛选的服务提供商中选择两个最有实力的竞争者，然后，核实他们的标书。分别与每一个服务提供商进行会谈，且律师也需参加这些会议，并负责对所有可能影响交易结果的因素进行资信调查。资信调查可能还包括实地考察服务提供商的场所、管理评估、背景调查、证明文件调查和评议等工作。
检测并证明服务提供商的软件或硬件能够和招标方的软件和硬件顺利兼容。检查所有保证成功所必不可少的兼容性和生产能力，包括保证双方顺利对接的技术力量以及处理高峰期大量工作的能力。
应当针对审慎性调查中发现的一些问题，重新开展分析，包括成本-收益分析、风险分析以及服务提供商标书的加权计分分析等。
当经过筛选只剩下几个角逐者的时候，专业咨询机构HBOC的Pete Mount曾建议：“对服务采购项目要尽可能地坦诚，包括预算、内部派别关系。通过这样的方式，可以使服务提供商真正地提出一个考虑了所有相关信息的解决方案。但还是有一些客户由于担心服务提供商为得到一个利润空间在标书上修改数据，在预先提供数据上犹豫不决。”同时，他还警告说，一个夸大其辞的服务提供商是危险的。应避开那些在不了解组织需求、目标、困难、文化等情况的前提下就贸然行事的服务提供商。此外，那些试图以低价订立合同为诱饵来推销产品或服务的服务提供商，也应当避开。
选择服务提供商
接收服务提供商标书后，对标书进行分析并控制评标的过程，通过对所有必要信息的分析，决定是否采取采购，以及如果采取采购应该与哪些服务提供商洽谈合同。如果分析数据表明服务采购的风险很高，那么最好的办法可能就是选择终止采购。如果此项分析还是不能确定采用哪一个服务提供商，可以重新考虑那些因为难以确认或计量而搁在一边的因素，并将它们用于分析。
通常来说，让两个服务提供商进入合同谈判阶段有利于继续形成竞争，改进方案。那些在招标书评估中不分胜负或相当接近的服务提供商都可以进入下一轮的合同谈判阶段。
如果分析和制定合同条款清单以及招标书的工作做得很充分，那么在合同谈判的时候就不会发生什么意外情况。但是，如果虎头蛇尾，服务提供商就可能在谈判时提出一些可能使交易破裂的额外的要价，对此要做好准备工作。
（作者单位：中国人民大学）
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