为政府采购档案管理把脉会诊

◎ 本报记者  王晓清  通讯员  陈广维

有人说，政府采购档案是反映采购活动过程的记事本，是检验政府采购风险的监控器，是实现科学化、精细化管理的推进剂。近年来，各地愈来愈意识到政府采购档案管理工作的重要性。

今年，张家口市财政局和档案局联手举办政府采购档案展评，选择了34个参评单位为试点单位，基本上涵盖了市直主要采购部门和所有采购代理机构，有5家单位获得优胜奖，13家单位达标。张家口市以此次展评工作为契机，出台了《张家口市政府采购档案管理暂行办法》，并于11月24日召开了河北省张家口市政府采购档案展评会议，该市各县区财政局主管局长、采购监管部门负责人，市直各单位财务负责人和采购代理机构负责人160余人参加了会议。

档案展评4步进行

张家口市政府采购规模由2006年的6.88亿元增加到2009年的22.69亿元，5年累计节约资金8.43亿元，年均资金节约率12.01%。

张家口市财政局局长郭英说：“随着采购规模的扩大，我们逐步认识到推进政府采购改革，首先要强化各级各部门对政府采购档案管理工作的认识。”为此，今年张家口市财政局以“4抓4定”推进档案展评工作。

今年年初，结合近几年对政府采购中心的考评情况，张家口市“抓谋划，定重点”，将开展档案展评活动以及制定政府采购档案管理办法确定为今年政采工作重点。并“抓部署，定目标”，该市财政局与市档案局共同确定了档案展评活动的实施方案，将展评活动分为布置培训、档案整理、初步验收和展示评比4个阶段。7月初，两局进行了专门部署，由专人就政府采购业务流程和档案管理规定等进行了系统讲解，并确定了本次档案展评活动的参展单位。

在第3步“抓调度，定标准”阶段中，8月初，财政局和档案局召开了调度会议，由市档案局专业人员对采购档案进行现场“专家会诊”，将1家公司的采购档案确定为范本，提高了各部门的重视程度。

从8月中旬到9月初，市财政局和市档案局“抓考评，定制度”，组成3个督导验收小组，深入到基层对34家首批参评单位的60多套档案进行了验收，并对50多名档案管理人员进行了实地培训。经过整理、验收、再整理、再验收这4个环节，档案整理工作初步达到了预期效果。

各方把脉档案管理问题

在本次会议上，张家口市档案局局长杨敏在会议上通报了5家优胜单位和13家达标单位名称。

在肯定成绩的同时，与会人员对目前政采档案管理中存在的问题进行把脉：

档案内容不够完整：没有全面反映一些关键环节上的实质性内容，有的甚至根本就没有记载。

岗位缺失较为普遍：大部分单位政府采购档案管理没有专职人员，个别单位甚至无人管理，与“专门机构、专门场所和专职人员”的要求还有较大差距。

基础管理存在漏洞：整理装订不及时、拆封随意、散失损坏等现象存在。不少单位没有专门的档案库房，甚至没有档案橱柜，采购档案的安全性、保密性缺乏必要保障，存在丢失、被盗等安全隐患。

记者就一些采购单位向本报反映的“采购档案积压无处存放甚至租房存放”的问题，请教了张家口市档案局工作人员张翠英，她建议：采购单位如果实在存放不下，可以向当地的档案馆申请寄存，租房存放可能面临安全性、规范性得不到保证的问题。

“即使存放困难，这项工作也必须做好。”河北省财政厅政府采购办公室主任曹建和强调：“尤其在质疑、投诉问题上，档案的重要性就会体现出来。随着电子采购的发展，会增加诸如监控录像、录音等形式的档案材料，如何管理它们也值得研究。”

以展评促规范

“基础不牢，地动山摇，此次活动更重要的目的是进一步唤起相关单位对政府采购工作的重视、理解和支持。”郭英在会上提出，希望各单位能以此次档案展评为契机，尽快建立相应的长效管理机制。

如何推动档案管理更规范？本次会议提出建议：相关单位要积极建章立制，编制档案分类表和保管期限表，真正做到“归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库管有措施，查阅有程序”。政府采购档案管理人员要开展岗前培训，各单位要选配责任心和事业心强的工作人员负责档案管理工作。

同时要加大查考力度，增强部门规范理档意识。完善检查机制，通过日常检查和专项检查相结合的方式，对采购项目尤其是重大项目的采购档案进行重点检查，把采购档案管理纳入到采购部门的年度工作目标考核中。

“政府采购档案管理工作虽然至关重要，但长期以来都被忽视了，许多地方做得不尽如人意。”曹建和在会上对张家口市政府采购档案管理工作作出如下评价：“张家口市把政府采购档案管理纳入财政管理科学化、精细化范畴，同时作为抓基础、抓基层‘双基建设’的重要抓手，是管理理念和监管方式的创新，将对全省的政府采购工作起到示范作用。”

【侧记】

从“无意识”到“见行动”

——张家口市政府采购档案展评会议侧记

◎ 本报记者  王晓清   通讯员  王耀民

从最初的采购项目审批，到招标中标，再到最后阶段的发票复印件等，所有的档案材料都整齐有序地装订成册，放在崭新的牛皮纸档案袋中，两本一摞，顺次摆放，各单位负责政府采购工作的人员仔细地翻阅、研读……这是记者日前在张家口市档案展评会议上看到的一幕。

“这是我们通过询价方式采购的一个项目，在这本档案材料里，收集了包括采购方式、采购通知书、委托书、招标公告、中标结果、发票复印件等各个阶段的材料，这是整个采购流程的一个‘纸质缩影’。”张家口市教育学院的张弢告诉记者，作为这次政府采购档案展评的达标单位，该学院有两个采购项目的档案参加了此次展评。他表示，通过展评活动，他们单位的政府采购档案都会按照这种模式装订成册加以管理。

“这次档案展评活动，市财政局和档案局抓得很紧，工作一环扣一环，我们单位也非常重视这个工作。”张家口市环保局工作人员苏吉平说。他坦言单位以前对政府采购档案不太重视，“以前没有意识到档案管理的重要性。今天你管政府采购，你把资料锁到自己抽屉里，明天他管政府采购，他又将资料保存到另外一处，管理人员的更换，导致政府采购的基础数据丢失是正常现象。”他认为此次档案管理展评工作非常必要，“我们把所有的资料规范填写后装订成册，都保存在单位的档案室，多少年后都有据可查。”张家口市环保局也是此次展评的达标单位之一。

“就像今天会议上说的，‘完善的政府采购档案在防范采购风险方面发挥着有效的防火墙作用’，我们也开始意识到，如果有其他竞标单位对我们的采购提出质疑，或者发生争议之后，政府采购档案规范化管理是我们证明自己的必要依据。”张家口市教育局的贺志英说。

“这次展评算是一次工作发动，大家对档案管理认识不断提高，重视程度加强。我们通过展评向兄弟单位学习了很多，市财政部门也多次给我们指导，在参与展评和不断完善中才形成今天的展示结果。”贺志英告诉记者：“我们教育系统以后肯定会在这方面做得更好。”

本次展评的推动者之一、张家口市财政局政府采购办主任陈广维告诉记者：“通过本次活动，无论是参评单位还是监管部门，都是一次从理论到实践的培训和业务演练。从专业人员的讲解辅导到各单位之间的互相交流，从专家会诊到自我总结，广大政府采购工作人员达到了取长补短、共同提高的目的。”