如何让履约验收报告真正变成“风险屏障”

【业内观点】

如何让履约验收报告真正变成“风险屏障”

■ 夏建东

履约验收报告是政府采购过程中，由采购人或委托方针对中标供应商履行政府采购合同的情况及其结果展开检验、核实与评估后所生成的一份书面报告。履约验收报告的内容通常涵盖对供应商提供的货物、服务或工程的检验结果和评估意见。报告应详细记录检验过程、发现的问题以及最终的结论。对于不符合合同要求的情况，报告应明确指出并提出相应的处理建议。履约验收报告的编制需要采购人、供应商及相关质量检测机构的签字确认，以确保其法律效力。本文将探讨履约验收报告在政府采购活动中的重要作用，并针对履约验收报告存在的问题提出若干建设性建议。

履约验收报告的作用

履约验收工作是政府采购活动中不可或缺的一环，不仅能够保障采购质量，而且能够优化营商环境，促进公平竞争，强化责任追究。可以说，履约验收报告作为履约验收工作的最终文字呈现，在政府采购活动中扮演着至关重要的角色。

一是质量把关之效。履约验收报告是对合同履行方所提供的产品或服务质量进行检验和确认的关键文件。通过详细的验收流程记录，包括对货物规格、性能指标、使用功能等是否符合合同要求的检查，或者对服务内容、标准是否达标的评估，明确产品或服务是否达到预期的质量水平。比如，在一个软件开发项目的履约验收报告中，会详细记录软件功能是否完整、运行是否稳定等与质量相关的内容。

二是合同履约之证。履约验收报告标志着合同双方已经完成了合同约定的主要义务。对于卖方（服务提供方或产品供应商）而言，报告是其完成交付任务的证明；对于买方来说，这是确认自己已经收到符合要求的产品或服务的依据。在法律层面上，报告可以有效避免双方在合同是否履行完毕的问题上产生纠纷。比如，在建筑工程合同中，验收合格的履约验收报告就代表建筑方已按要求完成工程建设任务，且工程项目已经过专业机构的各项指标验收合格。

三是支付凭据之用。在很多商业合同中，尤其是涉及分期付款或者验收后付款的情况，履约验收报告是付款的重要前提条件。只有当验收合格，出具了履约验收报告后，付款方才会支付剩余的款项。比如，在采购大型设备时，通常会在设备安装调试完成并通过验收，出具履约验收报告后，才会支付设备尾款。

四是存档审计之需。履约验收报告是企业或机构档案管理中的重要文件，能够为后续的项目回顾、经验总结提供原始资料。对于一些政府项目或接受财政资金支持的项目，履约验收报告也是审计部门进行财务审计和项目绩效审计的关键依据，确保资金使用合理、合规。

通过以上分析可以看出，履约验收报告不仅要反映招投标采购商品的质量问题，而且也要反映监督管理者对招投标工作的监管要求，还能看出验收人员的工作水平。

履约验收报告存在的问题

履约验收报告本质上属于一种检验报告，需做到客观真实，采用的方法应有效，具备数据完整、信息齐全的特点，同时结论明确且表述清晰。‌但细读各地的履约验收报告，笔者发现了一些共性问题。

一是依据缺乏逻辑性。目前，现有的履约验收报告经常出现一些逻辑性错误。比如，标书中没有合格的判定依据，就出具合格结论；有些标书中依据不明确，却显示现场抽样检验，最后直接出具合格无偏差的报告。如此一来，既不科学，也给验收人员带来了极大的廉洁风险。

二是报告缺乏溯源性。目前很多履约验收报告，几乎都是千篇一律，只有定性的结论，没有定量的描述。因此，很难从中追溯验收质量，也无法确认评审组是否真实履行了验收工作，更无法实现监管复查的目的。

三是内容缺乏完整性。一些履约验收报告的内容并不完整，很多关键信息缺少。比如，验收对象的详细规格参数并未明确列出；对于履约项目的具体要求阐述不清，使得验收缺乏明确依据；关键数据和指标记录缺失，难以全面评估履约情况；没有记录验收过程的重要数据和发现，难以追溯和复查。

四是数据缺乏准确性。部分履约验收报告里的数据准确性令人担忧，原因可能在于测量方法缺乏规范性或者记录出现错误。在对履约结果进行判断时，未能做到客观、准确，容易受到主观因素的干扰，进而可能导致缺乏客观性与公正性。此外，验收人员可能缺少相关的检验知识，专业水平不足，又或者现场检验的时间不充分等。

规范编制履约验收报告的建议

财政部发布的《关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》明确要求，严格规范开展履约验收。然而，鉴于采购代理机构在人力及专业技术等方面可能存在不足，履约验收环节往往依赖于专家验收或者由采购人自行验收，很少采用专业的第三方机构履约验收。这使得采购验收环节几乎形同虚设，只是为了流程而做，验收结论不严谨，履约验收报告质量不容乐观。因此，必须重视履约验收报告的编制工作，让其实现溯源可查，让履约验收报告真实地反映验收质量，更好地为审计工作提供验收依据。

一是在履约验收报告中明确验收内容、方法和判定依据。为了方便相关部门以及采购人对采购项目进行全面掌控，建议在编制招标文件时，就让第三方验收机构参与验收方案的制定，验收方案和标准最好通过专业质量检验机构审核确认。验收方案要明确验收项目以及各个项目的验收方法，同时提出相应的质量接受水平限度。比如，对于厨房设备的验收，需要验收根据施工现场的实际情况而定制的货物，产品规格与原始标书要求极可能有所出入。不管现场勘察得如何仔细，在工程实施过程中很难与标书完全一致。同时，在设备安装过程中，有些还会出现外观上的问题。因此，在履约验收报告中，可能会出现相关缺陷方面的内容。此外，设计变更要有业主确认的过程，否则履约验收报告就不能形成一个原始记录证据链的闭环，还容易引起合同违约风险。

二是在履约验收报告中应体现监管内容，明确职责，便于事后监管。比如，明确财政等部门应强化政府采购项目监督检查；明确谁是合同履约验收工作的组织方、验收费用由谁承担等。履约验收报告需着重体现验收机构或人员要求，明确验收机构资质、专业能力以及人员组成等，确保专业性与公正性。同时，清晰界定存档信息、监管期限，以便监管机构查阅、检查和评估。此外，还可以对验收质量水平进行统计，以制定改进措施；建立反馈机制，完善验收制度和流程，从而提升满意度。

三是报告中应积极体现第三方的作用，让权力没有寻租空间。《中华人民共和国政府采购法》明确，采购人或其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。但在实际实施过程中，因缺乏配套细则，多数采购单位自行验收存在问题。比如，因缺少专业人员和设备，难以全面深入检查货物、服务或工程质量；可能因专业能力不足等问题，验收效果难以保证；可能因被供应商主导，难以客观判断。因此，建议在履约验收报告中提升第三方机构介入比例并体现其名称，以增强权威性，提升验收质量。

总之，履约验收作为政府采购流程的关键环节，犹如最后一道坚固的关卡，其意义重大。它不仅关乎政府采购的质量水平，而且与财政支出的规范性和安全性紧密相连。因此，切实做好政府采购履约验收工作，对于加强信用体系建设有着积极的推动作用，能够有力促进公平竞争，实现优质优价采购的目标。希望借助这一有力工具，让采购人切实提高采购质量，让供应商及时发现自身难以察觉的问题并不断改进和提升，让监管单位及时且准确地察觉采购各环节可能出现的问题，进而更好地履行监管职责。

（作者单位：温州方圆检验认证有限公司）

本报拥有此文版权，若需转载或复制，请注明来源于中国政府采购报，标注作者，并保持文章的完整性。否则，将追究法律责任。