关于加强对代理机构考核管理的思考

【采购人视角看代理】

关于加强对代理机构考核管理的思考

■ 张琳 孙一峰

今年，笔者单位启动了新一轮政府采购代理机构（以下简称代理机构）公开遴选工作，在此期间也引发了笔者对如何选择一个合格代理机构的思考。代理机构有自身的“硬”实力和“软”实力。公司“硬”实力是选择代理机构的基础，涉及到有效的工商注册登记、良好的经营状况和信用等级、固定的开评标室和储存档案的场所、必要的办公软件设备等，以保障代理业务正常开展。公司“软”实力是代理机构竞争力的核心表现，涉及到开展代理业务的有效业绩、健全的管理制度和工作纪律、负责代理业务人员的专业素养等。公司“硬”实力是开展代理业务必备的外部条件，笔者想重点探讨从哪些因素考核评估代理机构的“软”实力，提出一些对代理机构考核评估的方式，以便有效提高代理机构的代理服务能力和业务水平。

代理机构考核评估因素

笔者认为，对代理机构的考核评估因素主要有以下几个方面。

——专业程度。在开展代理业务的过程中，采购人大部分时间接触的是项目负责人，代理机构是项目负责人开展业务的载体。在开展评审会议前，项目负责人应深入了解采购需求，与采购人准确高效沟通，确保采购文件能够完整规范表述。在评审会议过程中，项目负责人应具备组织、表达、沟通协调等方面的能力。在评审会议后，项目负责人应保证发布相关信息的准确性、相关材料的完整性、处理争议事件的条理性。笔者认为，在遴选代理机构过程中要着重对项目负责人进行考核。

——时间成本。财政预算执行讲求时效，代理机构是协助采购人提高工作质量、提升采购效率的重要帮手。笔者认为，能够长期合作的代理机构一定是可以为用户付出时间成本的。如一个采购文件编制1个小时和编制5个小时，编制5个小时的错误率可能明显降低，一个采购文件1个人编制和经过3个人审查，经过审查的采购文件完整度可能更高。

——职业道德。在职业活动中，从业人员应遵循行业的道德规范和行为准则。代理机构是受采购人委托协助开展招标采购相关业务，代理机构应严格遵守保密制度，严禁出现提前泄露采购有关信息、设置无关收费事项等行为。招标采购行业充满了利益竞争，笔者认为，代理机构从业人员的职业道德也是需要考核评估的因素。

代理机构考核评估的实施

笔者结合日常工作，谈一些对代理机构的考核评估方式。

——日常考核。笔者认为，采购人应注重每一个代理项目的考核与评价，实现日常考核评估的数据积累，为年度考核评价做好数据支撑。代理机构在完成委托项目后，采购人可以从法律法规理解程度、项目执行情况、完成的质量和效率、各环节合法合规性、职业道德、服务态度、质疑应对处理、资料完整度等方面进行评价打分。主观评分项可以设置区间分值，客观评分项可以设置固定分值，若全部设置固定分值，容易出现分值大量重复，综合考评差距较小等情况。通过计算代理机构年度所有项目的平均分可以形成日常考核得分，同时也可以作为委托项目分配的重要参考依据。

——特殊事项考核。采购人要注重代理机构在日常工作中对特殊事项的督查整改，整改过程应有时间限定、材料要求和处理结果，以保证代理机构重视相关事项的处理，达到提高专业能力和管理水平的目标。有的代理机构只依靠1-2个项目经理，在业务量不断增加的情况下，仍然把大量工作压到1-2个项目经理身上，纵然项目经理经验丰富，处理每个代理项目也只能草草了事，没有时间对项目仔细思考、查漏补缺，这样的代理机构笔者认为应该中止委托。当代理机构发生工作失误时，应该要求其实施专项整改，整改程序由项目负责人牵头召开研讨会议，就出现的问题进行剖析和总结，对相关法律法规进行再研究再认识，形成具体工作调整方案提交给用户，防止在后续项目中重复出现类似差错，从业务流程方面堵塞漏洞。在投诉质疑的处理上，可以从积极沟通的有效性、准确把握质疑的合理性、质疑处理的及时性，质疑答复的专业性等方面进行评价。有的代理机构起草的质疑答复内容不够专业、不够肯定，甚至引起供应商无端猜测，激化矛盾，引发投诉，这样的代理机构笔者认为应该中止委托。

——年度考核。在年度考核时，可以让代理机构提交年度工作总结，考核工作组结合年度工作总结、制度完善程度、特殊事项处理、日常考核得分等因素进行综合打分，作为续签下一年委托协议的重要参考依据。前文已说明了特殊事项处理、日常考核的考核评估因素，面向年度工作总结方面，笔者认为，可以通过语言简洁、表述清晰、政策理解深刻、语言运用准确、问题把控能力等因素进行考核评价。在日常代理业务中，采购人经常会提出一些制度约束、工作流程方面的建议，代理机构应及时调整，通过完善企业制度作出回应，做到分事行权、分岗设权、分级授权，科学规范设置内部审批程序，保障工作质量，防范采购风险。代理机构可以通过通报违纪违法典型案例，持续加强从业人员拒腐防变的能力；持续加强业务学习，熟悉掌握各类国家标准、行业标准，提高对采购人采购需求的理解能力，规范清晰编制采购文件，规避差别歧视条款的出现，依法依规开展采购活动；通过从业人员签订廉洁承诺书，从制度层面严肃公司内部工作纪律，持续强化职业道德和法律意识。

（作者单位：吉林大学招标与采购管理中心）

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