保密与档案管理新规对政府采购影响几何

【探讨与争鸣】

保密与档案管理新规对政府采购影响几何

■ 张泽明

今年以来，《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《档案法实施条例》）、修订后的《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》（以下简称《保密法实施条例》）先后开始施行。笔者认为，这两部新行政法规的若干规定，对涉密采购与政府采购档案管理工作将产生重要影响，采购人及政府采购监管部门应对此予以重视，及时跟进做好相关工作。

涉密管理与采购管理的“结合部”要求更加明确

之前涉密采购管理主要遵循的法律是《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）、《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，行政法规是前两部法律的实施条例，规范性文件是财政部、国家保密局联合印发的《涉密政府采购管理暂行办法》。在《保密法实施条例》施行后，该条例在涉密采购管理领域上承法律，下启一般规范性文件，使整个法律法规体系更趋严密，各类规范结合更加紧密，也使涉密管理与采购管理之间曾经不太明晰的“结合部”更加清晰。

一是明确涉密采购应当列入政府采购预算。按照《保密法实施条例》第八条规定，“机关、单位开展保密工作所需经费应列入本机关、本单位的年度预算或年度收支计划。”这意味着采购人的涉密采购预算应当列入政府采购预算管理。

之前某些基层财政部门曾以涉密采购不是政府采购为由，告知采购人不必编制涉密政府采购预算。笔者认为，按照《政府采购法》关于政府采购的定义，涉密采购属于政府采购，只是不依照《政府采购法》设定的程序执行，相关管理规定另行制定。如今《保密法实施条例》又明确了涉密采购的预算管理要求，采购人应当在做好保密工作的前提下，编制相关涉密采购预算，并以适当形式报财政部门审核。

二是涉密采购项目密级确定程序更加严密。原《保密法实施条例》要求，采购人在采购涉及国家秘密的工程、货物、服务时，应当根据国家保密规定确定密级，并符合国家保密规定和标准。此次新修订的《保密法实施条例》在原条例基础上，对定密程序作出更详细的规定。

例如，《保密法实施条例》第十三条规定，“有定密权限的机关、单位应当依据本行业、本领域以及相关行业、领域保密事项范围，制定国家秘密事项一览表，并报同级保密行政管理部门备案。”按此规定，涉密采购事项应当在备案之列。

又如，《保密法实施条例》第十四条规定，“机关、单位主要负责人为本机关、本单位法定定密责任人，根据工作需要，可以明确本机关、本单位其他负责人、内设机构负责人或者其他人员为指定定密责任人。”这一规定明确了涉密采购定密的法定责任人和指定责任人，极大地便利了涉密采购项目的定密与解密工作。

涉密采购中采购人需承担的主体责任明显增加

早在《涉密政府采购管理暂行办法》出台时，就对采购人的涉密管理提高了要求，将涉密采购的定密权限交由采购人行使，并要求采购人严格将涉密采购和一般采购分离开来，不得将涉密采购与一般采购混杂来逃避竞争。修订后的《保密法实施条例》对采购人的涉密采购管理主体责任要求更高。

一是明确采购人标注涉密采购标的物以及及时解密的义务。按照《保密法实施条例》第二十一条要求，“国家秘密载体以及属于国家秘密的设备、产品的明显部位应当作出国家秘密标志。国家秘密标志应当标注密级、保密期限。”因此，涉密采购的采购文件、采购标的物等均应按此要求进行标注。

同时，《保密法实施条例》第二十二条对解密要求作出规定，即“机关、单位对所确定的国家秘密，认为符合保密法有关解除或者变更规定的，应当及时解除或者变更。机关、单位对不属于本机关、本单位确定的国家秘密，认为符合保密法有关解除或者变更规定的，可以向原定密机关、单位或者其上级机关、单位提出建议。已经依法移交各级国家档案馆的属于国家秘密的档案，由原定密机关、单位按照国家有关规定进行解密审核”。换言之，采购人在涉密采购结束后，应当按照前述要求，及时对采购标的物和采购文件进行解密，这是涉密采购中采购人最容易忽视的一个点。

二是明确采购人在信息公开方面的保密审查责任。《保密法实施条例》第四十二条规定，“机关、单位应当健全信息公开保密审查工作机制，明确审查机构，规范审查程序，按照先审查、后公开的原则，对拟公开的信息逐项进行保密审查。”由于政府采购需要公开的信息条目很多，采购人应及时依法建立保密审查机制，进一步完善政府采购信息公开流程，及时堵塞泄密的制度风险点。

三是严格限定保密资质使用范围。《保密法实施条例》第四十八条明确了供应商必须取得保密资质才能承接的业务范围，即“从事国家秘密载体制作、复制、维修、销毁，涉密信息系统集成，武器装备科研生产，或者涉密军事设施建设”等涉密业务时，相关企业事业单位需要取得保密资质。

按照《保密法实施条例》第四十九条第二款规定，“机关、单位采购或者委托企业事业单位从事本条例第四十八条第一款规定的涉密业务的，应当核验承担单位的保密资质。采购或者委托企业事业单位从事其他涉密业务的，应当核查参与单位的业务能力和保密管理能力。”这其实进一步明确了涉密资质的使用范围，防止采购人随意以涉密资质排斥供应商参与采购。这相当于《涉密政府采购管理暂行办法》第十九条规定，即“参与涉密政府采购项目的国内供应商应当具备相应的保密资质或者符合保密法律法规规定的保密条件”。

在笔者看来，这些规定与之前部分采购人的惯性操作有很大不同，采购人需要改变观念，财政部门也要加大对采购文件涉密资质要求是否合理的监管力度。

四是明确涉密采购中采购人的特别义务。按照《保密法实施条例》第四十九条第一款的表述，采购人需要和供应商“签订保密协议，提出保密要求，采取保密措施，实施全过程管理”。因此，采购人在涉密采购过程中，不仅要审查供应商的涉密资质是否合格，而且还要在保密协议中规定供应商的保密义务，敦促供应商执行保密承诺。

政府采购档案管理规范要求显著提高

随着《档案法实施条例》的实施，政府采购档案规范管理有了新要求。

一是明确档案保存的程序。《档案法实施条例》第十四条和第十九条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员，负责指导本单位相关材料的形成、积累、整理和归档，统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。依照《中华人民共和国档案法》第十三条以及国家有关规定应当归档的材料，由机关、团体、企业事业单位和其他组织的各内设机构收集齐全，规范整理，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。因此，笔者认为，采购单位负责采购的人员，应当将采购档案整理规范，按照前述条文要求，结合单位档案管理工作机制，将政府采购档案定期向单位的档案工作机构或人员（一般是单位的机要档案部门或人员）进行移交。

二是明确档案移交的程序。《档案法实施条例》第二十条规定了移交的几种情形，即“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，移交单位应当自档案形成之日起满二十年即向有关的国家档案馆移交。属于县级国家档案馆接收范围的档案，移交单位应当自档案形成之日起满十年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案主管部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关的国家档案馆移交的期限。已撤销单位的档案可以提前向有关的国家档案馆移交。由于单位保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致不安全或者严重损毁的档案，经协商可以提前交有关档案馆保管”。

按照《政府采购法》第四十二条规定，“采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。”由于采购文件的保存期限与档案保存期限的规定不尽一致，采购人应结合自身实际，确定同时符合采购与档案规定的保存时间，依法及时做好政府采购档案的移交工作。

对于电子档案的移交，《档案法实施条例》第四十条作了相应规定，即“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家档案主管部门有关规定，定期向有关档案馆移交电子档案”。电子档案移交可以选择在线移交和通过存储介质移交两种方式。但需要注意的是，在线移交的，电子档案接收网络以及系统环境应当符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定；通过存储介质移交的，存储设备应符合安全管理要求。

三是明确采购人鉴定档案的职责。按照《档案法实施条例》第二十四条规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当定期对本单位保管的保管期限届满的档案进行鉴定，形成鉴定工作报告。经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定需要销毁的档案，其销毁工作应当遵守国家有关规定。”采购人对政府采购项目档案无疑也要按照前述要求适时进行鉴定，选择继续保存、销毁或移交档案馆。实践中，很多采购人苦于政府采购纸质档案保存过多，占用仓储空间，而《档案法实施条例》给了采购人让政府采购档案合理流动的操作空间。

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