推进高校仪器设备采购信息化建设

推进高校仪器设备采购信息化建设

清华大学实验室与设备处处长黄开胜

清华大学在高校设备采购与管理中一直坚持公开、公平、公正和诚实守信原则，按照政务信息化、“放管服”改革要求、固定资产管理新政的要求，落实采购人主体责任，实现权责对等；维护供应商合法权益，降低制度性交易成本；简化程序提高效率，解决实践中的突出问题。

据统计，2018年，清华大学设备类采购项目7304个，其中50万元以上实施公开招标的项目198个、非招标项目106个。随着高校采购规模的不断扩大和“放管服”改革的推进，推进采购信息化建设日趋重要。此前，清华大学采购招标信息化系统存在着一些痛点和难点：一是资源整合少，专家库、合同库、资产库、供应商库的数据资源没有实现标准化；二是统计功能弱，各系统入口不统一，数据标准不一致，在年终上报政府采购统计报表时很难整合数据；三是信息传递差，业务不同阶段，采购经办人及管理部门经手人各不相同，无法保证信息的完整性和准确性；四是表格文档多，各环节之间没有实现已有数据的自动提取和共享，数据重复填报的情况比较突出；五是师生跑腿多，预算、论证、申请、审批、采购执行、合同签署、到货验收、资产建账衔接不够顺畅；六是等待时间长，多级审批，还需线下纸制公文流转，如遇主管领导出差或会议，需要等待较长时间。打通采购及资产全链条，建立设备全生命周期管理平台势在必行。

与此同时，学校设备采购内容丰富、采购量大、涉及面广，涵盖与教学科研仪器设备、材料、试剂、实验动物、实验被服装具、公车、成品软件、家具和低值易耗品有关的所有采购项目。近几年来，学校仪器设备采购规模每年均超过14亿元，老师们的采购要求也比较高。以往，老师们在采购过程中需要填写各种纸质信息，从减轻老师的负担考虑，也须通过信息化手段提高采购效率。

根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》要求，清华大学实验室与设备处通过规范管理流程、对接院系需求、搭建设备全生命周期管理平台，从安全采购、精准采购、高效采购三方面发力，推进科研“放管服”落地生根。2019年1月8日，清华大学上线了设备全生命周期管理平台，着力构建安全、高效、精准的设备采购体系。目前，实验室与设备处开评标现场已实现全程录音录像，做到过程可追溯。按照“能放尽放”的要求，实验室与设备处制定了《清华大学科研仪器设备采购管理办法》，实质性简化科研仪器设备采购流程，并将校定招标线从之前的国内30万元、进口40万元统一提高到50万元。

清华大学设备全生命周期管理平台目前已顺利通过学校采购和入账报销“双高峰”的高频业务检验。该平台是一个集中了业务管理、采购交易、师生服务、监督内控“四大板块”的一体化智能业务平台，通过12个子系统、近100项业务流，整合了采购申请、执行、合同管理、进口外贸、验收建账、资产管理等业务环节，实现了设备采购与资产管理全生命周期、全过程闭环管理。平台运行以来，解决了三个问题：一是打通信息流，提高效率；二是通过信息化手段责任到人；三是从监管角度看，设备采购到资产管理都实现了阳光透明。

以往的采购模式形成了多个信息孤岛，数据难以打通。现在，利用信息化手段，实现了模块之间的衔接，真正实现了设备全生命周期留痕。设备全生命周期管理平台将此前的多套系统整合为统一平台，并提供一站式服务大厅，精简流程；平台提供分权与代理机制，教师可授权学生、临聘、助理等人员代办业务，减少教授们在业务上的时间投入。采购申请可直接通过线上完成。清华大学实验室与设备处还开发了手机移动端业务功能，实现了业务通知、审批与查询，并与“清华信息服务”企业号对接，做到管理随身、服务同行的便捷应用。除了可视化查询项目实时进度，还实现了通过手机短信和微信进行业务通知，缩短办结周期。此外，平台更重要的是可以为采购计划的合理性提供科学的决策支撑。

在初期的平台设计中，比较重要的部分就是将清华大学内控管理机制内嵌到信息系统之中，利用跨部门、跨系统的业务整合和系统对接实现了实验室与设备处、财务处、资产处协同，实现了信息共享和业务联动。清华大学还建立了大数据中心，为后续绩效管理、科学配置、辅助决策奠定基础。

随着《深化政府采购制度改革方案》及其实施细则的即将出台，清华设备采购工作将对平台提出更高要求。平台建设也将在全面内控、绩效评价、采购商城、评审专家共享等领域不断发力，积极创新与完善，更好地服务于清华大学各项工作的开展。

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