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如何建设军队评审专家库信息系统

栏目: 纸上谈兵 时间:2014-02-21 10:51:01 发布:管理员 分享到:

  戴锡群 汪鑫文

 

近年来,随着信息化建军步伐的加快和网上采购的大力推行,网络已从总部延伸到各采购机构,从军队拓展到供应商,形成横向到边、纵向到底的信息平台。通过大力推行网上采购系统,军队物资采购已初步形成信息化采购保障能力。

评审专家信息系统作为采购综合信息系统的子系统,直接关系到评审专家的使用和管理、系统功能的丰富和完善,而且关系到采购效益的提高、监督机制的完善和专家队伍的建设。

 

系统构建应遵循的原则

 

当前,军队物资采购改革正处于深入发展阶段,构建评审专家库系统要遵循国家和军队现有法规要求,要立足于军队采购发展现实和需要,确保可用、好用和管用。

一是符合法规、满足需求。《政府采购法》、《招标投标法》等相关国家采购法律和《军队物资采购评审专家管理规定》、《军队工程采购评标专家管理规定》等军队相关法规对军队评审专家库的构建、管理和使用做出了相应的要求,要认真学习领会,坚决贯彻应用于系统建设,确保符合各方针政策,不悖于规章制度。在实际设计和建设过程中,应由总部、军区军兵种物资采购主管部门按照自身环境和条件,不断完善配套,确保符合部队实际工作,满足现实需求。

二是立足现状、预置接口。目前,军队采购信息化发展还不平衡,研发使用的信息系统制式不相统一,选择的信息平台技术各不相同,这与军队物资采购一体化、网络化、信息化要求存在差距。专家库信息系统应着力满足现实需求,整合各级现有或即将开发的采购信息平台,研发制式的平台界面和后台数据库系统。在追求可用性、实用性的同时,尽力向总部网上采购系统制式和标准靠拢,预置接口、调整模式,便于网络对接和数据融合,为将来全军统一制式、统一标准做好准备,打牢基础。

三是实用适用、军民融合。评审专家库信息系统不仅是对评审专家库的完善,也是对专家使用和管理的功能性补充和提升。建好该系统,能有效使用专家进行评审,也能充分利用专家资源为军队后勤建设的项目论证、资源考察、应急生产等作贡献。专家库信息系统建设要综合各级采购主管部门和实施机构对专家的需求,充分借助各级地方政府采购机构的专家库资源,实现资源共享。

 

系统的模块构建

 

从职能上看,军队评审专家主要承担物资装备和工程采购评审,涉及公开和邀请招标、询价、竞争性谈判、单一来源几种采购方式。而目前对评审专家的管理,通常仅限于准入、抽取、参评环节,没有达到用对专家、用实专家、用好专家的效果。需要构建定位明确、功能齐全的评审专家库信息系统,推进专家的管理和使用,提高专家使用实效。笔者认为,应着重建好如下功能模块:

一是专家信息模块。专家信息模块以数据库为核心,在操作层面增加类别选项,链接到相应数据库,定期上传自动更新。信息需明确专家姓名、性别、籍贯、学历、职称、联系方式、常住城市、专业类别、评审专业类别、现工作单位及职务业务方向、历史评审情况等相关信息。所有表单中专家信息应作为要素被标记,并可被其他对应功能模块(专家抽取模块等)检索和调用。同时,该模块设置接口可从外部批量导入,直接按手工设定模式对应录入数据库相应信息类别,或向外部存储介质单个或批量导出,便于备份或与其他单位和部门进行数据交换。专家类别和评审专业类别按专家行业、专业类别区分,应参照总部下发的物质集中管理目录的品目划分填写,如办公自动化设备、网络通信设备、摄影器材、油库器材、医疗设备、文体器材、空调、煤炭、电梯等。

二是专家抽取功能模块。基于专家信息模块,采用抽取程序,输入城市、专家类别和评审专业种类等要素,调用数据库中专家信息关键要素,排除近期参与过评标、当年评标已超过规定要求次数、被暂停评标资格和时间不允许等不符合抽取要求的专家名单,匹配对应数据,并进行随机抽取。抽取后,呈现专家姓名和信息,自动备注并上传数据库备份。在条件具备的情况下,可适当配备短信通知功能,并预设短信通知内容。

三是专家资信模块。专家资信模块以专家资信数据库为主,可与专家信息模块嵌套或合并在一起,主要记录专家参与采购评审项目的信誉,如被抽中后推诿、违约、迟到、不到或在评审过程中向供应商透露信息等情况。根据评审过程中专家的表现,由采购机构对专家信誉的评分和评价。同时可与国家、省、市政府采购机构的专家资信情况挂钩,对专家库中每个专家进行资信评级。

四是专家评审信息反馈模块。评审结束后,一方面由专家填写对采购项目的意见和建议,另一方面由需求用户、采购机构对专家提写评价和询问。

五是远程评审功能模块。针对某些行业专家较少且不在采购驻地所在城市居住,或时间较急需远程评审的项目,开发远程评审功能模块具有较大的意义。该模块主要是通过网络办公和远程视频会议系统,在规定时间段内由不在同一地点的评审专家进行网络实时会话,对文件进行审阅并与评审组人员进行在线交流,同时以网络签名的方式网上递交评审报告。在谈判过程中,通过该功能模块与供应商进行网上谈判。

 

系统的构架与流程

 

评审专家库既要发挥查询、检索、抽取等作用,又需具备供应商资信、评审信息反馈、远程评审等功能,这要求数据库的读取和各个功能模块并行不悖。评审专家数据库作为一个整体,应以评审专家信息库为中心,平行分为专家个人信息、专家资信信息、评审反馈信息3个子数据库。

专家信息模块中包括查询、检索、增删、编辑和备注功能,可按照分级权限向3个子数据库调用、增加、删除、编辑修改和备注评审专家信息,可通过预留接口批量录入或导出专家信息。

专家抽取功能模块则通过在操作平台上输入抽取专家的城市(或省份)、专家类别和评审专业种类等选项内容,读取专家个人信息中所有合适表单,交专家资信数据库比对判断后,再按照要求进行随机抽取,并输出与抽取结果相对应的专家名单和资料,同时调用该专家存于3个子数据库中的所有信息资料,并呈现在主界面供选择查看。

专家资信模块通过操作平台从专家资信子数据库中直接提取或录入专家资信情况,并与专家个人信息相关联。可批量导出或录入到数据存储模式相同的数据库。

专家评审信息反馈模块主要是通过专家网络在线填写,或手工填写反馈表、由采购机构人员录入;同时反向由采购机构人员在采购评审结束后规定日期,结合用户反馈的物资现实使用情况对专家进行评分,并说明评分理由。

远程评审功能模块是专家评审库系统的附加功能,利用外部的网上办公和视频会议系统,结合电子签名等手段。接受采购电子标书文本,在视频联接和群通话的同时,对标书进行讨论并审定,并与供应商谈判和交流。

 

系统建设应注意的问题

 

评审专家信息系统建设是物资采购平台的有力补充和功能支撑,在该信息系统的建设中,应该注意以下几点问题。

一是网络试行、制度先行。评审专家的使用和管理尚有较大的发展空间。基于网络平台的供应商信息系统,不仅可以节约人力资源,而且可以有效杜绝人为介入。在采购评标过程中,严把专家评审环节,通过网络规范评审行为,完善事前事后程序,实践新思路、新做法。在采用评审专家库信息系统时,需首先制定出台相关制度和管理规定,以便于按章操作、依法管理。

二是注重对专家信息安全的保护。对于军队和地方的专家信息,应妥善保存、分级管理,避免失密泄密,为采购招标和专家的个人隐私带来影响。由信息系统抽取专家名单后,应与专家及时沟通、合理保留,加强对网络管理人员和采购业务人员的管理,规范各相关人员进入专家库的浏览和操作权限,灵活采用内外网分流程操作等方法手段,注重网络防护和数据保护,确保专家信息安全。

三是科学管理使用专家信息系统。系统的使用应始终以采购机构业务人员为主,不可过分依赖专家信息系统,应有效结合利用人的灵活应变能力和信息系统数据海量、处理搜索快以及条令性强的特点,科学使用、合理安排,杜绝暗箱操作,发挥好系统职能作用。如,在系统识别和判断力有限的情况下,抽取评审专家后应及时调取专家资料,采取人工核对和向专家询问等方法,选准选精专家人员,做到及时补充,防止出现差错和纰漏。

(作者单位:戴锡群,广州军区联勤部军需物资油料部办公室;汪鑫文,广州军区联勤部物资采购站)

 

 

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