电子化让中直集采踏上“高速路”

编者按：中共中央直属机关采购中心（以下简称“采购中心”）从2005年着手建设电子化采购信息系统以来，除原有的综合办公业务系统外，又新开发了电子招投标系统、电子交易系统、供应商信息库等子系统，涵盖了采购中心工作的方方面面，并且内外网按照安全管理的要求进行了严格的物理隔离。到目前为止，整套电子化采购信息系统已经基本完善，采购中心踏上了业务办理的“高速路”。为此，本报今日特别详细介绍中心信息系统建设的具体内容和几大特点，以飨读者。

特点一:让办公更高效推动业务办理便捷化

“今年，我们的电子化采购信息系统建设将迈上一个新的台阶，新版全流程电子招投标系统即将投入使用，新系统将贯穿招标、报名、投标、开标、评标全过程。7月份，中直机关新一轮信息类产品协议供货招标就会在新系统的协议供货平台上实施。”这是记者日前在采购中心参观他们的电子化采购信息系统时了解到的情况。记者发现驾驶这辆“信息化快车”驶上“高速路”的采购中心每一位员工都感慨良多，并“有话要说”。

有了这套信息系统的帮助，采购中心每位员工最直接的体会就是工作更加高效，而高效的办公所带来的最重要的影响就是采购人办理各项采购业务更加便捷了。现在，采购中心工作人员上班的第一件事就是按照自己的口令登陆“综合办公业务系统”，在系统中完成所有的业务工作。

采购中心的项目经办人杨烨给记者举了一个例子，他说：“以前办理一个项目也许要两个月，这两个月的时间里，重复打印文件，重复录入数据，找每一个领导审批等等，其间你会看见很多人在楼道里跑来跑去，时间也耽误了，工作效率还不高。但是现在的情况已经截然不同了。通过综合办公系统，起草人或审批人在提交工作任务后，系统会自动将待办任务移交给相关岗位工作人员，并通过弹出窗口、语音信息等多种方式进行提示，使工作人员的待办任务一目了然。同时，减少了文件在不同岗位人员之间的流转环节，还可以通过即时通讯工具进行督促沟通。这样一来，办理一项业务的时间大为缩短，工作的效率更高了。并且通过信息系统对各种数据信息进行采集、加工和存储，有效解决了数据一致性的问题，避免出错。”

项目经办人张巍则对专家通过电子化采购信息平台评审的高效感受颇深。他说：“现在来到我们评审会议室的专家，可以通过应用电子辅助评标系统，从繁杂琐碎的评分合计、结果汇总等工作中被解放出来，从而更能发挥专家的专业特长，让专家专注于项目的评审，由信息系统来自动完成繁琐且容易出错的汇总计算工作，极大地提高了项目评审效率，这套系统从使用之初就受到了专家的高度好评。同时，在专家抽取工作中，通过应用语音短信平台也实现了高效、规范的随机抽取。”

当工作人员把在内网上的系列工作办完以后，就可以通过外网及时地发布重要通知、业务信息以及工作动态等等，方便采购人和供应商准确掌握信息，开展采购活动。同时电子化采购信息系统也很好地搭建了网上沟通交流平台，使业务办理更加便捷。

特点二:让工作更规范促进业务运转流程化

很多项目经办人都对记者表示：“在使用电子化信息平台之前，不能保证每个人对文件或者文本的专业词汇的表述完全一致，但这种不一致是会影响规范的。”

作为中央级集采机构，采购中心对于规范的要求向来很高。同时，政府采购作为一项非常专业的工作，对其文本表述、行业词汇等专业要求本身就很高。为了规范业务术语，提高业务的专业化程度，采购中心下决心在2005年开发电子采购信息化平台。目前，在该平台上有统一的文本模板，规范了文本表述的一致性和准确性。

在项目流程上，通过电子化采购平台，让项目每一个环节和每一道流程更加清楚、规范。作为项目经办人，杨烨的感受是：“有了采购项目管理系统以后，我们就可以按照电脑上的提示，按部就班地进行工作，不会遗漏一个环节或者多出一个环节。当这个环节完成以后，系统会自动提示下一步经办人应当在几日内完成的任务。”

这种流程的规范不仅体现在采购中心内部办公的有序性上，在全流程电子招投标活动中的表现也非常明显。在招标文件编制环节，通过电子化采购信息系统，设定供应商的资质条件和需填报的各项信息，招标文件在网上下载的同时自动登记供应商信息，供应商制作投标文件如同填写考卷一般，避免了格式上的混乱和重要信息的遗漏，在开标、评标环节自动读取招投标文件的信息，提交给专家评审，整个招标过程衔接紧密、严谨。

当很多地方都在为信息统计和项目归档工作的繁琐与复杂而头疼时，电子化采购信息平台可以有效、规范地把信息统计出来并把项目档案自动生成列表，进一步规范了信息数据和项目档案的管理。

特点三:让管理更精细 促使分析决策科学化

采购中心的电子化采购信息平台还有一个最大的特点就是精细化管理。通过该系统的任务集成便于领导随时了解项目经办人办理事项的进程，以及随时审批经办人办理完毕的事项，做到任务到人、权责分明，增加工作进展的透明度。

采购中心采购一处副处长孙杰对于这一点感受很深，他说：“所有的办公都是信息化和电子化，有利于领导抓落实、抓执行，时效性也就更强，大大节约了人力、物力和财力。领导随时上网处理公文，也不会打乱领导的工作节奏和计划安排。”

精细化的一个最明显的表现是，在系统里，所有项目类型每个环节的流程时间是有明确规定的。项目负责人启动项目后，各个环节的工作截止时间就会由系统自动生成。同时，系统会根据具体的完成时间用绿、黄、红3种颜色对每个项目的“状态”进行提示：绿色代表还在工作时限内，黄色代表采购环节出现超时，红色则代表整个采购项目超期。出现超时情况后，责任单位可以立刻锁定，相关人员需填报超期原因，以便问责。

不仅普通员工有自己的办公权限，系统还设定了处级领导和采购中心领导两个权限级别。在处级权限里，处领导可以方便快捷地了解整个处室每位工作人员的工作状态、工作饱和度，对处里的情况能够做到落实到人、精确到事。采购中心领导也是一样，对整个单位所有处室的工作情况都能“一目了然”。信息及时准确地传递，使领导的决策有了更加明晰的依据，采购中心的运转效率大大提高。

为了使采购行为更加规范，采购效率更高，承担信息化建设职责的采购中心综合处在完善规章制度和文件范本的基础上，结合中直机关实际和采购中心制度要求，加强信息化建设，落实好信息化建设的每一个环节和每一个文件，从制度上保证了信息化建设的成效，并最终通过信息系统的建设落实了相关制度和时限的要求。

采购中心副主任程俊杰对推动电子化采购这样总结道：“我们开发这套信息系统的目的就是要提高办公效率，提高透明度，规范操作，分清责任。即使以后我们的采购任务不断地加量，我们也能通过这套系统有力地保障各项工作顺利、圆满地完成。”

◎本版文字

本报记者徐丽红吴敏

【记者手记】成功源于细致

5月13日一大早，记者开着车加入到北京四环路堵车的长龙中，目的地是位于北京马甸桥附近的中新大厦，参观采访中直机关采购中心的电子化采购信息系统。

虽然慢牛式的汽车行进速度让人心烦意乱，不过，来到采购中心以后，记者看到采购中心所有工作人员都处在井井有条、规范有序的工作之中，一切显得那样的安静，烦躁的心情仿佛一下子就平静了下来。在这里，看不到因繁重的采购项目而在楼道中四处奔走的工作人员，听不到打印机疲倦的“吐纸”声音，只是在走进办公室后，才能听到大家敲击键盘的“咚咚”声，而这一切皆源于采购中心将工作搬到了该中心的电子化采购信息系统上。

如果用一个字来形容这套信息系统，那就是“细”字。其实这个“细”也是中直人长期以来的工作作风。整套系统细到将采购中心信息化建设渗透到了日常工作的方方面面，涵盖了每项任务的业务流程、工作环节、操作节点和时限控制；细到规划了今后与外部平台的数据交换接口，考虑到以后将要安装的各种模块；甚至这套系统还细到设置了学习政府采购专业知识的计算机辅助测试系统，以提高工作人员的业务能力。一套繁杂的工作就这样被集成到这套信息系统里，真可谓是“事无巨细”！

工作人员在给记者介绍这套信息系统时提到这样一个细节：“内外网按照安全管理要求严格实行物理隔离。”什么是物理隔离？工作人员给记者解释道，由于中直系统工作对保密要求很高，每天需要人工通过数据同步保持内外网业务数据的一致性。尽管这样的做法很繁琐，但是此举真正凸显了采购中心对待工作的认真负责的态度。

在参观专家电子评标室时，会议室除了配备有内嵌计算机的会议桌和评标过程录音录像系统外，记者还发现了一个小摆设，就是位于该工作室门边的一个一米高的铁箱子。出于好奇，记者让工作人员打开铁箱子，里面尽是层层叠叠的手机般大小的小抽屉。记者实在想不出来这是做什么用的。还是工作人员给记者揭开了谜底，原来这是手机屏蔽柜，评审时为了让专家暂时保持与外界的通讯隔离，确保评审工作的保密、公正，专家的手机需要放入这些小抽屉里，可以起到屏蔽的作用。关上小抽屉，记者一直在嘴里喃语：“这工作真是做得太细致了！”采访结束，走出中新大厦大门，记者不禁感慨万千：采购中心的这套电子化采购信息系统之所以能够日趋完善，采购中心的工作之所以能够如此有条不紊，正是应了中国的古话：“细节决定成败！成功源于细致！”

【延伸阅读】中心信息系统建设内容

中直采购中心在充分进行调研、科学分析现状的基础上，坚持需求主导，应用驱动，统筹规划，急用先行，合理划分功能模块，有序推进系统建设。本报将他们的信息系统建设内容用文字配图表的形式给读者展现出来，以便借鉴参考。

●总体目标

以科学发展观为指导，贯彻《政府采购法》和财政部推进电子化政府采购的要求，结合中直机关实际，坚持统筹规划、分步实施、实用高效、安全可靠的原则，以国家电子政务内网和国际互联网为依托，建设中直机关政府采购服务窗口和电子交易平台，整合政府采购信息资源，加强政府采购活动监管，进一步提高效率、规范流程、优化服务和强化管理，全面提升中直机关政府采购工作的质量水平。

目前已经投入使用的功能模块包括综合办公、项目管理、电子招标、网上交易、基础信息、采购网站等。

●综合办公系统

该系统是工作人员的智能操作平台和信息集成框架，包括系统标识、快捷菜单、左侧菜单、我的桌面、行政办公和系统管理等内容。同时，通过菜单链接和数据集成将其他各功能模块整合到综合办公平台上来，便于进行一体化操作。

●项目管理系统

该系统是一个工作自动化平台，将采购项目的组织实施流程化、标准化、规范化，包括委托受理、项目立项、方案拟订、流转审批、过程监控、项目归档等内容。

根据采购中心内部规程和系统后台配置，委托函受理登记后，会触发审批程序，自动生成采购项目和工作任务，确定项目负责人后，通过实施方案来规划整个项目的采购方式、项目流程、时间进度、预计开评标安排等内容，而后在无需人工干预和督促的情况下，系统自动将工作任务在不同工作人员之间移交处理，并计算耗时长短，进行预警和提示，直至采购项目结束，完成项目归档。

●电子招标系统

该系统是一个多阶段衔接、多角色互动的综合操作平台，包括招标、投标、开标、评标等多个子系统，涉及采购单位、供应商、评审专家、采购中心等多种角色。

●网上交易系统

该系统用于协议供货和定点采购项目合同的网上管理，包括产品服务展示、合同信息填报、采购金额统计等内容。

网上交易系统为采购单位和供应商提供了高效便捷的采购和供货方式，同时，方便了监管机构和采购中心实时掌握协议定点的执行情况，成为加强后续履约管理的重要举措。

●基础信息系统

该系统为采购业务系统的有效运转提供了基础数据支撑，包括供应商库、采购单位库、产商品库、项目档案库等，通过多种方式采集和存储着政府采购基础信息。

采购中心在2009年初启动了供应商库建设，符合《政府采购法》相关要求的供应商均可通过互联网进行免费注册登记，填报相关信息。注册成功后，可登录“中国政府采购网中直频道”查看标书下载信息，直接下载符合资质品目要求的采购项目电子招标文件，避免了以往现场领取文件来回奔波，受到了广大供应商的好评。

●采购网站系统

该系统是采购信息的发布平台、政策法规的宣传阵地和采购当事人的沟通桥梁，面对中直机关各网络之间物理隔离的管理要求，采购中心建设了基于互联网的中国政府采购网中直频道、基于机关内网的政府采购专栏和基于采购中心办公局域网的内网网站。

●信息安全系统

采购中心在开展信息化建设之初，就高度重视信息安全管理，办公局域网与互联网之间按照要求严格物理隔离，并在信息化建设过程中，通过制定规章制度、采用技术措施、加强教育培训等多种手段强化安全管理。在业务系统中，通过较为完善的用户管理和权限控制体系，确保只有具备相应权限的人员才能查看相关信息和进行操作处理，并对操作过程留有日志备查。

【相关链接】

建设信息系统的三大背景

●时代发展的趋势

在党的十七大报告中，首次鲜明地提出信息化与工业化融合发展的崭新使命，并在第三部分“深入贯彻落实科学发展观”中指出，要“全面认识工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化深入发展的新形势新任务”，将信息化提到了十分重要的位置，推进政府采购信息化建设也是大势所趋。

●主管部门的要求

在《关于开展工程建设领域突出问题专项治理工作的意见》（中办发〔2009〕27号）中指出要“充分利用网络技术等现代科技手段，积极推行电子化招标投标”，并以此作为深化体制改革、创新机制制度的重要手段。在《关于进一步加强政府采购管理工作的意见》（国办发〔2009〕35号）中，明确提出“加强政府采购信息化建设，是深化政府采购制度改革的重要内容，也是实现政府采购科学化、精细化管理的手段”。财政部在《2010年政府采购工作要点》（财办库[2010]7号）中，更进一步要求“加快推进电子化政府采购建设进程，不断提高信息化对政府采购工作的贡献度”，并在历年的工作要点中对政府采购信息化予以了高度重视。

●工作开展的需要

政府采购工作涉及多方利益，必须通过有效手段来保障采购过程的公平公正和公开透明，信息网络技术是实现这一目标的必然选择。中直采购中心作为政府集中采购的执行机构，面临着任务繁重、工作繁杂的现状，同时必须保证各项工作的严谨有序、规范高效，信息化是不可或缺的重要辅助手段。

信息系统发展历程

第一阶段:建设网络基础设施

2005年，建成中心机房、办公局域网和集中上网室。通过局域网实现资源共享和数据传输，建立简单内网网站，应用集中上网室实现专家抽取和公告发布的自主操作，依托“中国政府采购网”建立信息类办公设备协议供货系统。

2006年，建成中心音视频监控系统，实现开评标全程录音录像，构建多媒体会议室。建立中心内部网站，应用即时通讯工具加强内部信息交流，建立“中国政府采购网中直频道”，实现外网信息的自主发布。

第二阶段:实现内部精细管理

2007年，研发综合办公业务系统并上线试运行，实现采购项目流转审批的网络化，集中展示采购项目信息，强化了过程管理和工作督查。应用电子辅助评标系统，提高项目评审效率。

2008年，全面启用综合办公业务系统，实现采购业务全流程的无纸化办公。建立专家语音抽取系统，完成电子评标室改造，配备数据中间机和网络安全管理软件，托管外网服务器到财政部信息中心。

第三阶段:构建统一电子平台

2009年，中直机关集中采购管理交易系统上线运行，实现了内外网信息的集成展示和数据同步。开展供应商信息库建设，实行采购文件的网上下载，推广开标、评标电子化，实现定点采购网上管理。

2010年，研发全流程电子招投标子系统和协议供货管理交易子系统，并进一步完善细节、扩充功能、整合资源、深化应用和强化安全，初步构建中直机关集中采购统一平台。