张杰：采购文件具有核心重要性

曾经有这样一个案例，某地采购人对采购设备不是很了解，资金使用情况也不是非常明确，在与采购代理机构沟通采购需求时，技术要求很简单，对于参数、规格都没有要求，简言之就是满足采购方技术规格即可，结果导致最高报价和最低报价相差5倍之多。在这种情形下是很难优中选优选择到合适的供应商的。

在上述案例中，显然采购文件的技术参数是不明确的。对于采购代理机构而言，具备编制采购文件的能力是法律法规对其的要求。这不是简单的表述，而是有针对性的，因为采购文件是整个采购过程的核心。

有同行认为，采购的核心是开标、评标、定标，笔者不太认同，笔者认为，采购文件是整个采购过程的核心。采购文件制定好了，接下来一系列工作才能水到渠成。

采购文件的组成通常包括三大部分：一是商务部分，包括投标须知、资格审查要求、报价要求、合同基本条款、付款条件、评标定标标准等实质性内容。二是技术部分，包括技术参数、规格型号、生产工艺、技术服务等实质性要求。三是其他要求，针对一些采购中的特殊情况提出的一些特殊资料或要求，比如科研课题招标中提供的一些有关课题的辅助资料等，有时这些辅助资料内容较多，可能以附件等方式出现。

正是因为采购文件的核心重要性，在实际工作中，要对文件的制定慎之又慎。最简单的错误是文字错误，丢字、丢页或因标点断句使用句子出现歧义，导致不同的人理解出现偏差，可能会造成供应商“在不同的起跑线上参加比赛”，结果很难保证。还有将废标条款规定得过于详尽，如多一个微小的标记被认为是废标，会出现采购人或代理机构随意废标的问题，违反了诚实信用的原则。

采购工作具有复杂性、专业性和范围广等特点。合格的采购代理人员必须要有专业水平，而专业水平往往体现在采购文件的技术条款上，仅将采购人传过来的技术条件照搬下来是不够的，因为采购人在最初可能没有提出明确要求。如果遇到非常专业的问题，代理机构可以向专家或顾问团求教，采购代理机构必须有这样的人才储备或机制，有一个能为其提供咨询服务的“智囊团”。

另外，专业水平不光是指采购本身的专业素养，还要有与采购内容相关的技术水平。采购代理机构遇到的采购专业有时非常庞杂，这就要求我们善于学习，精于积累，懂得借鉴：要能学习跟每个采购内容有关的知识；要能不断积累资料素材；要能借鉴同行、同事在采购工作中的经验和教训，不断强化自身素质，逐渐提高业务水平。（作者单位：河北省成套招标有限公司）