小系统 大格局——从招标文件五级审查制度看招标业务管理系统

小系统 大格局

——从招标文件五级审查制度看招标业务管理系统

■ 余铁根

对代理机构而言，项目质量是企业的生命线，是一切的基础。江西省机电设备招标有限公司（以下简称“江西机电”）的招标业务管理系统旨在将原有项目质量把控制度落到实处。这套系统不仅使公司可以对项目质量进行深度把关，同时对全公司整个管理格局产生了深远影响。笔者想通过公司对招标文件的五级审核制度来说一说这套管理系统的四点优势。

其一，保证制度有效执行。再严格的纸质文件的流转程序也难免出问题。例如，有的工程类项目文件只需要业主盖章，不需招标公司盖章。由此，这些项目的文件就可能逃脱审核。但只要项目进入系统，项目经理一旦某个环节未上系统审核，系统会自动提醒，由此增强了制度的刚性。

其二，保证了项目运作时间和工作效率。首先，系统对每步操作时间都可以控制。例如，每级审核程序，我们要求应在1小时内接受任务。如果相关审核人员没有接受，执行项目经理可申请将审核权转给其他相关人员。其次，系统可节约文件流转时间，分公司上交文件时在路上的时间、等人时间等都被节省下来，工作效率大幅提升。我们为相关人员配发了装有系统的ipad，这样，他们在出差时，也可随时随地审核项目，解决了异地办公带来的时间成本。

其三，通过这套系统，管事和管人有效结合起来。审核人员会在每一级文件审核中，对文件进行分析，不合格的会被驳回，每次驳回系统都有记录。这一记录会进入当事人奖惩系统，是公司绩效管理的重要依据。

其四，系统是公司管理的有力抓手，系统伸及之地，公司均能有效掌控。分支机构的管理往往成本大，成效差。各类文件的上传下达速度慢、执行力难以控制，且监管机制容易失灵。电子化管理系统解决了异地文件流转和管控机制问题。公司管理层在公司总部可以看到任何一家分公司的质量管控执行情况。不管是10个分公司还是20个分公司，总公司均可用这套系统来管理，非常省心。目前，江西机电的分支机构基本实现江西全省覆盖，全省除了萍乡市，其他地市都有江西机电的分支机构。

（作者单位：江西省机电设备招标有限公司）