“一键归档”助力采购人做好“明白账”

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“一键归档”助力采购人做好“明白账”

■ 本报记者 张舒慧 彭勇琪

存储散、调阅慢、不完整……这些都是采购人在政府采购纸质档案归集过程中遇到的困扰，也是财政部门在政府采购专项治理过程中发现的问题。

为切实解决上述难题，助力采购人做好政府采购“明白账”，今年初，内蒙古自治区呼和浩特市财政局上线运行了政府采购电子档案管理系统。

时隔一个月，系统运行效果如何？作为直接受益者，采购人有何感受？呼和浩特市财政局下一步将如何发力？记者日前进行了实地探访。

“系统是对传统档案管理模式的一次创新和变革。截至目前，我们单位通过系统完成了500多个政府采购项目档案归集。现在我们可以随时随地通过登录系统，在线查阅、下载和打印所需的档案资料，再不用像以往那样往返奔波于档案室一本一本查纸质档案了，极大地提高了工作效率。”内蒙古自治区呼和浩特市公安局政府采购专管员薛淏元表示。

“档案管理是政府采购工作中的重要一环，过去只能靠人工管理、纸质保存。”呼和浩特市园林建设服务中心政府采购专管员宋颖告诉记者，“有了这个系统，大大降低了档案存储和管理的成本，也减少了档案丢失的风险。可以说，从根本上解决了‘平时用不到、用时找不到’的诸多问题。”

据了解，“一键归档”功能是通过政府采购电子档案管理系统，自动收集、整理和归档政府采购项目从进场到合同签订全过程产生的所有交易文件、图纸、清单附件、开评标信息、中标信息、合同信息等电子文件及音视频档案。这些档案在云端和本地同步存储，用户只需点击“一键归档”，系统即可自动完成档案的归档工作，大大提高了归档效率。‌

记者注意到，该系统还具有以下三个特点：一是数据采集灵活。采购人既可自动采集政府采购云平台各业务子系统的资料，也可手动上传线下相关文件。二是档案查阅便捷。系统可按年度、按单位生成政府采购档案目录，便于采购人自查或审计、监管检阅。三是文件归档安全。系统将自动生成添加水印的加密档案，确保相关数据安全。

“政府采购电子档案管理系统的上线运行，是我们为落实落细《内蒙古自治区政府采购档案管理办法》、提升政府采购监管水平的重要举措。”呼和浩特市财政局政府采购科科长陆福玲表示，下一步，他们将进一步完善电子档案管理制度、提高采购人管理意识、拓展系统应用范围，全力推动政府采购全流程电子化应用场景迈上新台阶。

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