秦志龙：服务前移 效率提高

秦志龙，上海市政府采购中心采购二部副部长，高级工程师

这里所说的服务，是指采购机构为采购人提供的服务。按照正常情况，采购机构是在收到采购人的委托后开始提供服务的，为了给采购人提供更好的服务，也是为了提高采购效率，采购中心领导对业务员提出要将服务前移的要求。笔者从事政府采购工作10多年来，外界对政府采购效率低的指责不绝于耳。既然必须遵守政府采购的规定程序，作为采购机构是否就无所作为了呢？

笔者以为，将服务前移是解决效率低的有效途径之一。2011年2月，笔者在为某采购人采购项目时得知他们今年会有一个几亿元预算的信息化建设项目，其中有部分内容需要集中采购。得知该信息后及时向领导汇报，领导表示，只要采购人需要，就要及时介入，提前提供服务和咨询工作。3月初，在采购人初步完成项目需求后，我们便一起开始讨论，内容包括需求中是否有排他性、歧视性指标；参数、指标写得是否合适，是否能形成充分竞争的局面；对项目是否要分包及如何分包；合格投标人条件如何确定等招标细节问题。4月6日，领导带领包括计划部门及业务部门在内的工作人员和经办人一起拜访预算单位，对政府采购过程中可能产生的具体问题分析、沟通。4月15日，采购中心邀请专家对招标文件论证，19日再次与采购人代表按照专家意见对招标文件修改和完善，20日正式接收采购人委托，26日发布招标公告，5月20日开标，6月1日评标，16日签约。总结该项目有以下几个特点：

第一，服务提前、效率提高。本项目在采购人撰写需求时，采购机构提前介入，提供各项服务工作，无论是决定是否分包及如何分包，还是决定某些参数、指标、标准的描述，都根据经验及专业知识提供咨询和帮助，使采购人少走弯路，既保证了项目一次成功，又保证了项目有充分的竞争。既不能要求太低、条件太少，以致太多供应商（如几十家）参与投标，给评标工作带来诸多不必要的麻烦，又不能限制太多、要求太高，造成极少供应商参与竞争，使项目不能获得好的价格和方案，有时还必须提供各项政府采购法律法规说服采购人。根据项目特点和性质，以及《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部18号令）第21条规定：招标文件规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准，招标文件不得要求或标明特定的投标人或产品，以及含有倾向性或排斥潜在投标人的其他内容，第22条规定：招标采购单位可根据需要，就招标文件征询有关专家或供应商意见，我们对各项参数、指标、标准都进行了详细讨论，并组织专家讨论决定。对信息化项目来说，9000多万元预算，一次招标且只有一个包件，绝对是大项目。从接受委托到签约，只用了不到2个月时间，可谓高效，而实际上前后我们共花了4个多月时间，效率的提高得益于服务前移。

第二，竞争充分，节资明显。我们为采购人不仅提供了政策、法律、法规等方面的咨询服务工作，而且协助采购人对技术需求把关。根据财政部18号令第25条规定：招标采购单位根据招标采购项目的具体情况，可组织潜在投标人现场考察或召开标前答疑会，但不得单独或分别组织只有一个投标人参加的现场考察，在发出招标文件后，主动安排标前答疑会，再次听取供应商对招标文件有关内容的意见。并按照18号令第27条规定：招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前，在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。在答疑会后，我们立刻对所有问题进行了整理和回答，并及时发布澄清公告，通知潜在投标人。正因为我们对需求进行了充分讨论，并听取了专家和供应商的意见，保证了项目的竞争性，致使预算为9409万元的项目，最终合同金额仅为7605万元，节约资金1804万元。

第三，注意细节，成功率高。除了讨论决定招标文件中的技术需求外，还对投标文件格式、书写、封装等细节作了规定，让投标人按照要求书写，便于汇标、评标。而且18号令第30条有要求：投标人应按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应对招标文件提出的要求和条件作出实质性响应。投标文件由商务部分、技术部分、价格部分和其他部分组成。在开标后，我们及时进行了汇标工作，首先进行符合性检查，查阅各种证书复印件，以及合格投标人条件。其次按招标文件要求对各项指标的偏离情况汇总，汇标工作做得相当仔细完整，不仅列出各项重要内容及所在页码，而且严格遵守只摘录不评价原则，以免误导或诱导评审专家，力保结果客观、公正。

正是由于采购中心提出了将服务前移的要求，以及细致努力的工作，而且考虑了各种可能性，使得项目进行得很顺利，不仅效率高，而且效果好，采购人十分满意。