“四步法”做内控助力高校防范化解采购风险

【内控管理面面观】

“四步法”做内控助力高校防范化解采购风险

■ 唐大鹏 王伯伦

2022年7月再次公开征求意见的《中华人民共和国政府采购法（修订草案征求意见稿）》（以下简称《征求意见稿》）提出，“采购人应当建立健全政府采购的内部控制制度，明确工作程序和岗位职责，强化监督制约机制”，对高校进一步完善采购内部控制制度，防范化解政策风险、决策风险、管理风险以及廉洁风险提出了更高要求。高校应当将政策目标细化为内部具体制度文本，通过设计流程和表单，将政策目标和决策精神固化为采购执行的合规要求。同时，加强采购风险的源头治理，完善采购决策的内部运行和制衡机制。高校还应当完善内部监督和信息公开制度并加强执行，并通过数智化信息平台加强实时监控，强化全覆盖、全方位、全过程的监督合力。

政策风险   制度文本细化采购政策目标

高校应当通过收集、解构采购政策，将政策目标细化为内部具体制度文本，推动经济社会可持续发展目标的实现。在政策收集阶段，应当指定采购部门全面收集政府采购政策相关要求，如《征求意见稿》提出的维护国家安全、支持科技创新、促进中小企业发展、支持绿色发展、扶持不发达地区和少数民族地区、维护弱势群体利益等，以及财政部发布的支持残疾人就业、绿色发展、脱贫攻坚、中小企业发展、乡村产业振兴等具体文件。

在政策解构阶段，应当根据政策表达的涵义，将政府采购政策目标逐条解构为具体的采购需求标准、预留采购份额、评审优惠、订购首购等，结合高校实际情况深入研讨并进一步细化为优先采购和强制采购的分类事项标准，形成政策性和可操作性兼顾的采购制度文本。

 决策风险   职责明晰完善采购决策机制

高校应当加强采购风险的源头治理，通过明晰申请、审核、审批的岗位职责，完善采购决策的内部运行和制衡机制。在申请阶段，采购申请部门经办人应当根据项目绩效目标，科学合理地确定拟采购的标的及其需要满足的技术、商务和其他要求，认真填写采购需求申请表单并提供完整附件。采购项目负责人和申请部门负责人应当严格审核采购需求，确保其符合本部门职责、采购项目特点和实际需要。由于政府采购项目金额较大，采购申请部门还可以组织内部集体讨论，将会议纪要作为部门审核意见提交。在审核阶段，业务归口管理部门、采购部门和财务部门等应当强化归口审核职责，根据相关政策法规、高校发展规划和财务状况、部门资产配置和采购绩效完成情况等，对采购需求的合规性、完整性、明确性、可评判性、可验证性等进行审核，设计程序时还应当确保财务部门后置审核把好“出口关”。对于复杂项目，高校可以同规划、法律等部门进行会审；对于专业性强的项目，还可以由采购部门遴选专业机构，经决策机构同意后由专业机构进行评审，会审记录和专业机构评审意见应当随审核部门的审核意见一并提交。在审批阶段，除了建立健全决策和会议制度并严格执行外，还应当结合历史采购数据和采购项目特点，实施清单化、精准化授权放权，由党委常委会审定金额较大、社会关注度较高的政府采购项目，其他项目可以由校长办公会审定。此外，高校还可以成立采购委员会等专业委员会，向领导班子提供专业意见。

 管理风险   流程表单加强采购执行合规

高校应当基于上位政策法规和内部制度文本，通过设计流程和表单，将政策目标和决策精神固化为采购执行的合规要求。在流程设计方面，首先，分事行权。将采购法相关法规及学校内部规定中采购相关法定事项的归属环节转化为关键控制点，采用事前预算控制、事中运营控制、事后考核控制的方式进行管理风险防控。其次，分岗设权。根据高校的组织架构和部门职责，把采购流程中关键控制任务落实到各职能部门和决策机构。再其次，分级授权。根据采购数据，结合管理偏好和风险承担程度，自上而下地设定授权审批的金额标准或比例标准，以会计控制和财产保护控制的方式落实，并将分事行权、分岗设权、分级授权串联在一起，形成明晰的权力边界和规范的业务流程。最后，将建立的采购流程绘制为标准流程图并进行流程信息内部公开，最大程度降低信息不对称。在表单设计方面，应当根据制度文本和流程设计采购相关表单，并至少包含三部分：第一部分是根据制度文本中的事项标准，设列的申请事项信息区，例如为了落实政府采购的政策目标，应当将其作为项目绩效目标、预算编制、需求确定、采购方式和竞争范围选择、项目评审、合同履约管理等相关表单中的必填选项。第二部分是根据制度文本中的要件标准，设列的附件信息区，例如在选择供应商时，应当将供应商资质信息和其符合的采购政策的品目清单或标准规范一并附上。第三部分是根据岗位职责权限和业务流程设列的审批意见信息区，例如按照由上到下的顺序，分别为采购申请部门、归口管理部门、采购部门、财务部门、采购委员会、校长办公会、党委常委会、教育部门、财政部门；部门内部按照由左至右的顺序，分别为审核岗、复核岗、负责人。

 廉洁风险  信息平台强化采购监督合力

高校应当完善内部监督和信息公开制度并加强执行，并通过数智化信息平台加强实时监控，强化全覆盖、全方位、全过程的监督合力。首先，完善全覆盖的采购内部监督制度，包括对采购相关部门和岗位的职责权限、采购活动的决策和执行程序等制度设计的监督，以及对政府采购制度及政策落实、履约守信、采购人员专业胜任能力及培训考核等制度执行的监督。其次，建立全方位政府采购信息内外部公开制度，包括在指定媒体上向社会公开发布采购意向、采购公告、采购文件、采购结果和监督处罚信息等，以及在内部公开采购绩效、违法违规情况等。最后，加快采购信息化进程并构建数智化信息平台。第一，尽可能利用数据电文形式和电子信息网络开展政府采购活动，推动交易流程、公共服务、监督管理的透明化和规范化。第二，应当梳理和规范采购信息系统的审批流程及各层级人员权限设置，将采购法相关法规及学校内部规定的业务标准和控制措施等嵌入采购信息系统，确保系统自动识别并终止超越权限、逾越程序和审核材料不健全等违规行为。第三，在打通采购信息系统与项目管理、预算管理、财务收支等系统的基础上，建立连接教育部门、财政部门以及人大、纪检监察部门、审计部门等的数据共享信息平台。第四，信息化条件较好的高校，还应当探索运用大数据、云计算、人工智能等技术，通过机器学习勾画内部用户和供应商等利益相关者的廉洁风险画像，实现廉洁风险的实时监测、自动预警、监督评价等在线监管功能。

（作者单位：东北财经大学会计学院、辽宁对外经贸学院会计学院）

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