陕西：当好政采全程档案的“见证者”

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陕西：当好政采全程档案的“见证者”

本报讯 陕西省财政厅和省档案局近日联合出台《陕西省政府采购档案管理办法》（以下简称《办法》），对政府采购档案的归集、管理等作出全面规定，促进政府采购监管部门、采购人、代理机构当好政府采购全程档案的“见证者”。

《办法》规定，政府采购档案实行“谁采购、谁负责”，采购人承担本单位政府采购活动档案归集、管理、利用和销毁的主体责任。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确和安全，便于社会各方面利用。政府采购档案归集应当包括采购预算、采购需求、采购意向、采购计划、采购方式变更审批、采购进口产品核准、委托代理协议等前期文件资料；采购文件及其澄清或修改、采购公告、资格预审、答疑、供应商报名记录等文件资料；投标或响应文件及其补充、修改或撤回，供应商资格审查，开标（谈判、询价）记录和录音录像等开标文件资料；专家抽取、采购人代表授权、评审过程及评审报告等评审文件资料；中标或成交通知书、中标或成交公告等中标、成交文件资料；采购合同及其补充、修改、中止或终止、履约验收、资金支付等文件资料；质疑及答复、投诉处理等文件资料；其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。政府采购档案应当在政府采购合同签订后3个月内或竣工验收后1个月内完成归集，因故不能按期归集的，相关责任人应作出书面说明，并及时归集档案。跨多个年度实施的政府采购项目档案应按最后一次实施年度归集相关文件资料。通过政府采购电子卖场、零星采购、紧急采购等方式开展的政府采购活动的档案，可以不按照规定的内容，由采购人根据单位内控制度自行归集。

在档案管理上，《办法》提出，政府采购档案保存期限为从采购结束之日起至少15年。采购结束之日以履约验收合格之日起算，因其他原因导致未能按期履约验收的，以签订政府采购合同之日起算。采购人和采购代理机构可以在委托代理协议中约定由采购代理机构负责归集和暂时保管相关政府采购档案，但须明确归集和保管的范围、期限及责任等事项。其中，保管期限最长不得超过该项目采购结束之日起1年，到期前1个月，采购代理机构应当主动将政府采购档案全部移交采购人。采购人因故合并的，应按档案管理有关规定将政府采购档案移交新成立的采购人；采购人因撤销或其他原因而终止的，应及时将政府采购档案整理移交负有相关职责的采购人或上级部门。采购代理机构因故合并的，应按档案管理有关规定将政府采购档案移交新成立的采购代理机构；分立的，应自行协商由分立的一家采购代理机构负责政府采购档案管理；因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，应及时整理移交采购人。

（陕财）

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