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把“精细、极致、专业、满意”理念落到实处

栏目: 实务操作(探讨),电子报 时间:2021-09-06 18:08:04 发布:管理员 分享到:
【摘要】

【实务探讨】

把“精细、极致、专业、满意”理念落到实处

——一个来自多品种“三跨”项目的采购体验

■ 秦志龙

笔者最近遇到一个具有挑战性的项目,认为很有必要与各位同行探讨和分享。某区机关事务管理局因预算批复及采购平台技术限制等原因,特委托上海市政府采购中心(以下简称“中心”)进行集中采购,本项目不仅采购内容繁杂、服务内容多样,而且属于突破行政级次、地区和部门(简称“三跨”)的集中采购项目。

需求沟通

笔者以为,一份合适的采购需求是招标成功的第一步,也是非常关键的一步。采购需求一般分为技术、商务两个部分并分别进行阐述,技术要求是指对采购标的功能和质量的要求,包括性能、材料、结构、外观、安全,或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的时间、地点、财务和服务的要求,包括交付(实施)的时间(期限)和地点(范围)、付款条件(进度和方式)、包装和运输、售后服务以及保险等。

笔者上述提及的项目预算为3280万元,包含了综合物业、餐饮管理、设备管理、房屋修缮、会务礼仪、保安、保洁、绿化等服务内容,且具有地域广泛、服务要求复杂等特点。由于预算及采购平台技术限制等因素,该项目必须合成一个项目一次招标,本次招标中的很多内容不属于集中采购范围,中心经办人对此了解甚少。因此,本次采购需求的沟通变得尤为重要。

在进行需求沟通时,中心经办人员着重从以下几个方面开展了相关工作:首先重点向采购人介绍《政府购买服务管理办法》(财政部令第102号)和《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号),明确哪些是必须的?哪些是可选的?又有哪些是属于禁止性、限制性要求?既让采购人心中有数、又便于日后的正式沟通,也就是说,让采购人明白,许多要求不能提是因为法规限制,而非中心经办人员故意刁难。

其次,根据采购内容,经办人员分别对每项采购需求进行了认真、细致地讨论,尤其对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性展开了充分的沟通。

最后,中心经办人员对采购人提出的最低限价要求进行了解释和说明,告知财政部有明确要求,对政府采购项目只能提出最高限价要求而不得设置最低限价。采购人认为,其在申请预算时,对每项服务需要投入的人力是进行过认真测算的,而招标时不允许设置最低限价,势必会造成偏离预算较多的报价投标人缩减人员投入。

综上,笔者以为,采购人的担心不无道理,因为对服务类项目而言,人力资源的投入是保证服务质量的关键,而国家对劳动者的劳动报酬是有最低工资标准要求的。这是一个两难选择,但我们必须遵守法律法规,期望各投标人也能遵守法律法规,诚信报价、公平竞争。

项目策划

项目策划的重要性是毋容置疑的,其所要花费的精力也是颇多的。除了需要确定常规的供应商资格条件、评审规则等,还要充分考虑落实支持创新、绿色发展、中小企业发展等政府采购政策功能以及合同管理安排,包括合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。

基于本项目的复杂程度,我们还要考虑的是如何按照服务内容、范围、地域的不同进行合理分包(当然,最理想、最简单的做法是分成多个项目,但由于多种因素制约,只能放在一个项目中一次招标),与采购人进行了充分沟通,并综合考虑需求与采购平台之间的现实可能性,最后,中心将本项目分成了8个包件。项目策划的难点在于要设计一个既符合法规要求又满足采购人要求的评审规划和评分标准,对本项目而言,除了要考虑评审因素应当按照采购需求、实现项目目标相关的其他因素以及设定客观、量化的评审因素、分值和权重外,还要考虑各包件的特点,既要考虑通用因素又要考虑个性要求。

虽然在需求沟通时已经对需求的合法性、合规性、合理性进行了讨论,但在项目策划过程中,仍然需要对招标文件进行非歧视性、竞争性、采购政策、履约风险等的再一次审查,确保招标文件的合法性、合规性、完整性。

评标准备

行百里者半九十,评标过程的结束意味着招标过程的“收官”,其重要性不言自明。在该项目中,首先,中心经办人员会同采购人进行资格审查和认真、细致的汇标工作,并在汇标时严格遵守只客观摘录、不主观评价的基本原则,最终除了汇总出一份商务要求对照表外,还整理了一份技术汇总导读表,客观摘录投标人所响应的技术要点、所在页码等信息供专家参考,为节约评标时间、提高评标质量做必要的技术储备。

其次,中心经办人员科学、合理地安排了评标时间,由于项目复杂、包件多,原计划要封闭2天,但又基于诸多客观条件的限制,最终决定安排在1天内完成,并在申请专家时,就明确告知专家参与本项目评标时需要晚上加班,请专家做好准备。

最后,当然是要严格执行评标程序和评标纪律,例如,到了晚上,有专家就提出能否使用手机给家里报个平安?对此,中心的答案是当然不能。又有专家提出:“这个项目这么复杂,我们评得这么辛苦,是否可以增加评标费?”对此,中心的回答是,会按评标时间,按评标费支付标准支付。诸如此类,不一而足。

难点分析

本项目的难点除了项目复杂、内容繁杂以外,还受制于采购平台技术,这对采购机构和经办人员来讲都是一个挑战。对此,笔者进行了总结,该项目主要存在以下几个难点:第一,既要考虑普遍性又要考虑特殊性,例如资格条件的设置,有些包件需要面向中小企业采购,有些包件又需要面向所有企业采购,且由于采购平台技术限制(不能按包件分别确定的企业属性进行价格分自动计算),对小微企业的价格评审优惠必须进行人工调整,不仅工作量大,还容易出错。第二,评审因素的设置更为复杂,因为采购平台不支持对每个包分别设置评审因素,所以只能对一些个性化内容相对集中在某些评审因素下的,分别进行文字描述,换言之,就是在招标文件中对其分别进行完整描述,再在采购平台中进行统一处理。对共性内容也进行集中处理,既要满足采购平台技术限制,又要满足评审因素必须与采购需求相对应的原则。第三,对房屋修缮、会务礼仪等不属于集中采购目录的内容,且经办人员不熟悉、以前也没有接触过的内容,中心工作人员只能边学习、边摸索,从而更好地完成采购任务。

感悟

本项目能按计划保质保量圆满完成,除了秉持“精细、极致、专业、满意”的服务理念外,更离不开采购人和中心双方领导的重视、监管部门的支持以及经办人员的配合和努力。

一是领导重视。在项目正式委托之前,双方领导即就本项目的采购进行了充分的沟通,确定了委托的前提条件(因为是“三跨”项目,采购平台的技术限制使委托存在一定的困难)、需要解决的各类问题,例如实施计划、需求准备、人员对接等,并对采购过程有可能会发生的问题做了预判,也制定了必要的应对措施等预案。

二是监管部门的支持。在项目正式委托前,双方监管部门就如何委托、怎么操作等问题进行了商讨和研究,完成了平台委托以及预算细分等内容。双方监管部门的大力支持,为本项目能够顺利实施提供了必要的条件保证。

三是经办人员的配合和努力。无论是需求沟通、项目策划还是评标准备等各个环节,双方经办人员始终保持密切联系、全力配合、努力工作,发现问题及时汇报、处理、解决。双方之间的充分理解也是本项目能得以顺利、圆满、快速完成的重要保证,“理解万岁”绝不仅仅是一句口号。

(作者单位:上海市政府采购中心)




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责任编辑:LIZHENG

本文来源:中国政府采购报第1083期第4版
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