组织好现场踏勘和答疑会

秦志龙，上海市政府采购中心
采购二部副部长，高级工程师

对信息系统集成项目是否要组织现场踏勘或答疑会，应根据项目具体情况而决定。其基本原则：第一，项目中含有综合布线、机房建设等与现场情况密切相关的内容。第二，对涉及原设备（原平台）需要利用的老（旧）系统改造项目。第三，项目较大、内容较多或项目比较复杂。对情况一、二种情况应该既安排现场踏勘又安排答疑会，对于第三种情况，至少应安排1次答疑会。至于其他类型的项目，如果认为招标文件已描述得足够清晰，可以不安排，但根据经验，笔者还是建议安排。

有些采购人经常不同意在招标过程中安排现场踏勘或答疑会，认为是浪费时间和精力，往往是等有人提出时再说。但根据笔者的经验，在很多情况下，如果我们不主动安排现场踏勘或答疑会，反而会浪费时间和精力，而且容易造成投标人的误解（认为有猫腻，所以不愿意将细节或现场情况让其他投标人知道）。如果等到投标人提出问题或要求安排现场踏勘或答疑会时再组织，会花费更多的时间和精力。如果投标人有问题不提，而是根据他们自己的理解投标，如果理解错了，造成有效标不足，那将浪费更多采购人和采购机构的时间和精力。

笔者认为，主动安排现场踏勘或答疑会，至少有以下3个优点：一是可以解决一些需求中未考虑到的细节甚至是招标文件的一些缺陷。因为对一些项目较大、内容较多或比较复杂的项目，采购人和采购机构很难完全避免招标文件中的缺陷或漏洞。在组织现场踏勘和答疑会时，根据投标人的问题可以修改、完善采购需求，因为投标人是行家，而且他们更关心招标文件中的细节。二是让各投标人有一个公平竞争的平台。因为有些投标人在前期对采购人情况了解得多一些，现场情况熟悉一些，投标时就会有一些优势，而统一组织现场踏勘或答疑会，可以让所有潜在投标人都看到现场情况，有些细节问题也可以在答疑会上得到解决。三是节省时间和精力。如果在招标公告和招标文件中明确现场踏勘和答疑会的时间和地点，可省去在召开前必须电话或传真通知所有潜在投标人参加现场踏勘或答疑会的时间和精力。如果潜在投标人提出问题的时间比较晚，此时再组织，就会相应延长开标时间，因为《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部18号令)第27条规定：招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前，在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分，也就是说如果对招标文件进行澄清或修改，必须15天后才能开标。问题提出得晚，回答得就晚，开标时间也会晚。

在组织现场踏勘或答疑会时，有几点必须要注意：一是不能单独安排或单独回答问题（许多采购人认为只要答复提出问题的投标人即可，这个情况采购机构一定要把握好，否则会造成不必要的麻烦），必须统一安排、统一回答，因为《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第25条规定：招标采购单位根据招标采购项目的具体情况，可以组织潜在投标人现场考察或者召开标前答疑会，但不得单独或者分别组织只有1个投标人参加的现场考察。二是必须做好现场记录，事后进行书面答复，并强调所有答复以书面为准，会上的口头答复不算数，而且要答复所有潜在投标人。三是必须有15天以上的等标期，如果答复发出后至投标截止时间不足15天，必须要延长开标时间。