每个采购相关者都是“主人翁”——美国联邦采购计划简介（上）

每个采购相关者都是“主人翁”

——美国联邦采购计划简介（上）

“没有计划就是正在计划失败。”本杰明·富兰克林这句名言对复杂的政府采购活动来说显得再恰当不过。

在美国，联邦政府要求采购机构在需求确定后立即制定采购计划，甚至建议计划最好在合同授予或下订单的上一财年就开始。美国政府为何如此重视采购计划这一环节，并在《联邦采购法》中大废篇幅描述制定细节？如此“考究”的采购计划又有哪些特别之处？

什么是采购计划

在美联邦政府眼中，采购计划是一份能为采购项目执行管理提供全战略方针的文件，其提供的充足信息不仅能帮助任何采购参与者“读懂”项目，还有助于利益相关者为项目顺利执行达成共识。这份计划并不需要太长，只要能精简、清晰地陈述事实，并拥有足够对技术和商业方面的支持论据便已足够。

当然，采购计划并不会对项目进程产生过多束缚，一份好的采购计划通常要为项目管理细节上的变动留足空间，同时也会为合同官未来调整多做考虑。计划的结尾通常需要陈述项目责任，以确保采购是基于成本目标且能在预算范围内按时满足政府需求的，同时，计划还需要有效控制潜在的风险，完成竞争及扶持中小企业等一系列政策目标，并在一切可能的情况下鼓励采用商业化产品。

为什么需要采购计划

采购的最终目的是满足政府需求，而采购计划则建立起一种逻辑、系统的方式，为各方参与者都提供了大量价值信息，可谓是达成目标的桥梁。对项目参与者来说，采购计划还有助于利益相关者提前审核其日常采购需求，这种审核过程还会附带一些额外好处，帮助采购人员预计可能产生的问题并在采购计划中有所规避。

与此同时，采购计划还能间接服务于其他相关目标，作为项目办公室向高级管理层汇报的工具，一份采购计划会令管理层更多关注高层次问题，如计划是否与政府机构内部政策及战略目标相符等，同时它还能作为采购战略决策的永久记录，为未来项目参与者提供参考。

何时需要采购计划

对于成本补偿合同及成本超过550万美元的合同来说，通常需要编制详细的采购计划，因此，机构在决定是否有必要为项目制定采购计划时，合同产生的全部预计成本都要被考虑在内，甚至包括涵盖采购项目各阶段及不同替代选择可能会花费的费用等。

根据项目的不同，采购计划会通过系统或基于个性合同制定。若利用系统编制计划，通常要全部满足项目中全部的采购元素并将计划适用于采购各阶段。

当机构有紧急采购需求而不得不压缩供货时间与采购进程时，审批机构也许会放弃编制详细的采购计划。当机构先前在不同的小合同中有两个或多个采购需求，并将这些需求合并成一个单独需求时，则不能再将此当做小项目考虑。在采购计划阶段，计划员需要注意到捆绑采购可能给政府带来收益，但也可能会对小企业参与造成不利影响，因此必须进行市场调查，确定捆绑采购是否必要。当然，捆绑采购计划最终是否能被审核通过还要取决于预算。

计划由谁操刀

联邦机构项目管理者，或者更准确地说是项目主管，需要对采购计划编制承担责任，并依靠专业知识和大量在各项采购活动中积攒的经验为计划制定做准备，就这一点而言，与合同官紧密合作对于制定合适的合同战略十分重要。

当然，最有效的采购计划一定是出自团队合作之手，而那些将计划作为项目附属品而草草对待的机构将很难制定出好计划。换句话说，成功的捷径首先是决定做计划，其次才是形成计划文件。在项目运营早期，将行业信息在项目经理、合同官及其他采购程序参与者间进行交换会十分有助于发现并缓解采购战略中的问题，包括合同类型、条款、采购计划表、性能或数据等。因此，在计划全过程中，少不了与使用者、支持者及从属于项目管理办公室不同的运营专家间的大量对话，同时，计划制定者还要与实际使用部门的代表一起探讨和修缮计划中的问题。

值得注意的是，采购计划能帮助所有利益相关者在项目执行方面达成共识，而获得这种共识的最好方式就是尽早让其参与到计划制定过程中，并让每位参与者与执行者都有“主人翁”之感。

（朱颖编译）