从“流水线作业”到“标准化管理”

本报记者 王晓清

从“流水线作业”式的配合制衡机制，通过多种多样的外围管理手段，到各地集采机构在流程管理方面进行了多种尝试和努力，不断提高着政府采购的质量和规范化程度。

流程自身需合理设置

流程管理的第一步，需要集采机构有合理的工作流程设置。为了实现内部权限的制衡，很多集采机构将任务进行分解，实行“流水线作业”式的相互配合和协调管理流程。

河北省省级政府采购中心主任辛培堂告诉记者：“本着相互监督、相互制衡的原则，结合政府采购项目不同环节的特点，我们对采购项目进行了科学的细分，把每一个采购项目流程划分为采购项目受理、采购文件编制、评标活动组织和签订采购合同及履约4个阶段。与之相对应，采购中心内部设立了综合信息部、采购一部、采购二部和监督部，分别负责上述4个阶段的具体工作，实行分段负责制，将原来一个人对某一采购项目基本承办到底的工作模式转变为分不同阶段分别由4个部门的不同工作人员分别执行。”

吉林省政府采购中心建立了内部相互制约的制度，即4个分离原则：一是实行业务交叉原则。各业务处和人员经办采购业务类别不固定、前后采购任务交叉分派的制度；二是实行职能分离原则。中心处级以上领导与具体评标组织工作分离，组织评标人员与编制标书、参与抽取评标专家、合同审核人员职责分离；三是采购中心与评标委员会分离；四是中心与合同履行和验收工作分离，形成相互制约的工作机制。“这种机制有效地防止了工作分配上的苦乐不均，实现了内部监督和制约。”该采购中心相关负责人表示。

像这样在工作流程设置上打破传统的一个采购项目由一个人或一个处室实施完成的“一竿子插到底”的做法，而实行一个采购项目由不同处室按流程操作的“分而治之”的方式，有利于形成合理分工、流转顺畅、相互制衡、有效监督的运行机制。

流程外围管理手段多样

除去流程本身的管理，很多地方都采取设立流程监督部门、建立流程考核、对时间进行管理等，对流程进行外围管理。

例如，河北省省级政府采购中心专门设立监督部，负责对政府采购项目进行全程监督，主要包括发标、评标、采购样品及后期履约的监督，并及时处理相关质疑和投诉。

长春市政府采购中心则建立了执行流程的考核机制。该市政府采购网上建立了采购计划执行流程管理系统，采购中心各部门的项目负责人在接到采购计划后，在执行每一个环节时，把执行的时间、联系活动等详细信息录入该管理系统。采购计划完成后，每个环节的时间、执行人、执行的具体过程记录在该系统中均能够查询。办公室设置效能考核岗位，对执行项目的时限进行考核。

一些地方的流程管理还体现在对时间的掌控上。例如，安徽省政府采购中心实行“限时办结制”，在内部管理系统主页上设置了“未办结项目提醒”专栏，提醒项目经办人所承办的项目应在多少日前办结。对未及时办结的项目，则提醒已超过多少天，发出警示信号。对超出办结时间的项目进行定期通报，分析原因，督促项目经办人尽快完成超时的采购项目。

为了健全完善工作运行体制，辽宁省政府采购中心通过采购项目论证体系，对需求复杂且预算金额较大的采购项目直接邀请潜在供应商或专家对采购文件进行论证，对项目预算300万元以上的采购项目实行采购文件网上公开征求意见的办法。建立健全中心内部协调、沟通和反馈工作机制，开展中心工作“回头看”和政府采购案例分析工作，实行周工作计划和月份采购项目完成情况动态分析报告制度。

以标准化建设为抓手

近年来，部分集中采购机构还将标准化引入流程管理工作，增加了政府采购环节的可控性、可追溯性和可评价因素，使整体管理实现程序化、规范化，减少随意性，从而成为规范集采工作的又一利器。

例如，湖南省省直机关政府采购中心从成立之初就组织人力投入政府集中采购标准化建设，制定了各类采购文件范本，统一文件内容、统一文字表述、统一文件格式，并根据政府采购政策的调整，适时进行修订升级，并被市（州）集中采购机构广泛运用。

该中心从2007年以来，还研发了政府采购业务操作流程OA智能办公系统，制约了各部门在操作执行过程中的权利，通过系统的智能呼叫，明确采购活动各个环节的办理时限以及环节之间衔接流转时限，有效减少了项目执行中的自由裁量空间。使执行主体更加主动，办理时限有效缩短，工作效能明显提升，工作责任心得到不断增强。

辽宁省政府采购中心组织精干力量研究制发了不同采购对象及采购方式的采购文件范本7个，研究制发中心标准化作业常用范文格式28个，基本实现了政府集中采购业务执行政策、业务范本、操作流程、评审标准和档案管理5个统一，有效地推进了政府集中采购业务操作标准化。

另外，很多地方还通过引入ISO质量管理体系，提升流程管理水平，例如江苏省省级机关政府采购中心、天津市政府采购中心、北京市政府采购中心等已经将该体系引入集中采购工作，上海市政府采购中心也将实现ISO质量管理目标写入2011年的工作要点。