红安国税：打造标准化档案管理

红安国税：打造标准化档案管理

■ 赵琳威 吴世安 周群安

政府采购档案是反映采购活动及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，把采购档案建设成总结实践经验的资料库、规范采购行为的安全库、提高采购效益的数据库，是充分发挥档案指导功能的必由之路。红安国税局按照档案管理制度和行业管理要求统一了政府采购档案，使档案文件规范化、标准化，达到了档案快速检索的基本要求。

一是统一规格打造资料库。其一是统一了政府采购档案的内容。具体分为采购项目计划、前期准备材料、招标文件材料、开标文件材料、投标（报价）文件材料、评审文件材料、中标文件材料、项目合同、验收文件材料、其他等10类。其二是统一了政府采购档案的口径。包括项目资料是否有遗漏和相互矛盾；采购操作中形成的文件和材料是否齐全；必须是原始件的是否以复印件替代；文件资料中的签名、印鉴是否齐全；其他不符合项目档案完整性、真实性的情况是否存在。其三是统一了政府采购档案的装订。在采购文件立卷、整理过程中严格按《湖北省国家税务局政府采购档案管理暂行办法》执行，并做到了“四个统一”，即统一封面、统一纸型、统一目录、统一排列。同时进行了条理化的分类、整理，使政府采购项目档案由零乱到系统，便于政府采购档案的管理和利用，并能够全面、历史地反映政府采购项目活动的全貌。

二是分类管理打造数据库。红安县国税局按照人、机、网互助互补的思路，分类管理政府采购档案，方便借阅查询。其一是加强了归类分项管理。政府采购相关制度规定、审批备案资料等综合性资料按类别整理归档；采购项目实施过程中形成的文件资料按采购项目进行立卷，收集整理时按照采购项目准备阶段资料、项目实施阶段文件资料、采购结果确定及执行阶段文件资料分段有序整理。其二是加强了年度台账管理。按照谁采购谁登记的原则依年度分级建立政府采购台账，详细登记了每笔采购业务的采购项目编号、项目名称、需求单位、组织形式、采购方式、货物名称及数量、合同金额、验收日期、付款日期等内容。其三加强了采购系统管理。以“政府采购信息统计和计划执行管理系统”为依托，收集存储全系统政府采购预算、政府采购计划、政府采购执行、政府采购统计资料，实现信息共享，实现政府采购预算与计划、政府采购计划与执行的有效衔接，使采购档案数字化、科学化。

三是妥善保管打造储存库。其一是强化了硬件配备。按照“高标准、高质量、高起点、低成本”的三高一低要求，红安县国税局建立了档案保管室，配备了3组档案柜，安装了空调，配备了电脑、打印机、复印机，基本达到了安全、实用、防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防霉的要求，有力地改善了档案管理的条件。其二是遵守了保管期限。严格执行档案管理期限，所有政府采购档案至少保管15年，重要资料长期保管。其三是落实了保管制度。制定了政府采购档案保管、查阅、借阅、复印等相关规章制度，通过严抓制度落实促进了政府档案资料的安全和管理。

（作者单位：湖北省黄冈市国家税务局、湖北省红安县国家税务局）