以多维体系提升采购管理质效
——东北师范大学加强政府采购管理工作综述
■ 岳妍 洪宇 陈宁
东北师范大学高度重视采购工作，较早就独立设置了采购管理部门，全面负责学校集中采购限额以上基建工程、修缮项目、货物及服务等采购管理工作。同时，成立了由校长任组长，分管招标采购、后勤、基建和资产的校领导为副组长，采购、教学、科研、财务、审计、基建、后勤、资产等10余个相关职能部门共同组成的学校招标与采购工作领导小组。通过管理体制机制的切实理顺，采购管理制度的及时完善，业务指导服务的不断深化，逐步构建起一套比较完备且行之有效的多维管理体系，使采购管理的质量和效能不断提升。
建全采购管理体系 筑牢采购工作制度基础
学校持续强化风险防控和内部控制，密集制定出台了一系列采购管理制度文件，并根据上位文件政策的变化和学校实际，适时对制度进行补充、完善和优化。目前高校已构建了以《东北师范大学采购管理办法》为统领，10项配套制度组成的采购管理制度体系。整套制度既体现了对国家政府采购法律法规及制度文件不折不扣的执行，又注重国家“放管服”改革要求在高校的落地落实落细，从而实现了对学校各类采购事项的分层、分类、全口径规范管理。
一是创新非政府采购方式。对于政府采购限额标准以下的学校集中采购项目，为了简化流程、提高效率、防范风险，激活和释放创新活力，学校制定出台了《东北师范大学非政府采购实施细则》，针对项目特点和特殊性要求，创新了校内招标、校内磋商和定向采购3种采购方式，明确了适用条件和实施程序。其中，定向采购作为该细则的最大亮点，明确规定了4种适用情形，并在实操层面参照单一来源采购方式，强化了定向采购理由的公示和谈判两个环节。
二是规范校内分散采购管理。为避免“一管就死、一放就乱”的现象出现，学校从规范全口径采购活动出发，制定出台了《东北师范大学校内分散采购指导意见》，明确了项目采购单位是校内分散采购的责任主体和实施主体，要求各单位按照“职责清晰、权责对等、管采分离、相互制约”的原则进一步加强内部控制，规定了做好分散采购“货比三家、集体决策和全程留痕”3个关键性要求。在此基础上，学校还强化了信息公开环节，明确了在学校平台公示备案和由采购单位自行公示的分级信息公开要求。
三是增设科研设备应急情形。为确保应急事项顺利处置，充分体现“急事急办、特事特办、办就办好”的原则和要求，学校出台了《东北师范大学应急采购实施细则》，明确规定“学校应急采购不设采购金额上限”，并设置4类应急采购适用情形。其中，特别明确了“科研任务急需的装修改造、设备购置、实验耗材及相关服务的采购事项”作为应急采购的情形之一，并在应急采购工作领导小组中增设了“科研任务应急采购事项席位制单位”，以便协调解决涉及科研任务急需的采购问题。
完善参与主体考核评价体系 落实采购人管理职责
近年来，党中央、国务院出台了一系列优化营商环境、促进公平竞争的政策措施与改革要求，特别强调了“要构建以信用为基础的新型监管机制”“建立健全失信联合惩戒制度”“要加强和创新事中事后监管”等管理要求。为进一步规范各采购参与主体的行为，学校创新监管评价机制，先后制定了评审专家、供应商和采购代理机构3个管理办法，并于近年先后对其进行了修订完善。
评审专家管理方面，在“统一条件、管用分离、随机抽取”的原则上，增加了动态管理原则，明确学校采购中心根据评审专家遴选条件并结合学校采购工作实际，对专家库适时进行调整与充实，确保专家库内专家数量充足、专业齐全、满足采购工作需要。此外，管理办法还对专家的抽取使用、权利义务、监督管理及纪律要求等进行了明确规定。
供应商管理方面，学校建立了供应商全过程监管、多主体考核、定性与定量相结合的评价机制。强化了对供应商事前、事中、事后全周期监管，即在报名、评审、履约环节，由采购中心、采购代理机构、采购项目主管单位及相关部门对供应商的诚信和履约情况进行监督考核。设立供应商负面行为清单，包括禁止行为6大类29种情形和其他行为3大类13种情形，规定依据负面清单对供应商负面行为进行即时确认并按规则赋分。参与学校非政府采购项目的供应商，根据赋分分值所对应的拒绝期限，自赋分之日起拒绝其参加学校非政府采购项目。期限结束，赋分清零。
采购代理机构管理方面，同样采取赋分制方式，以项目考察的形式对代理机构日常工作表现进行记录，并明确退出机制。每年为1个考察期，每个考察期赋基础分100分，按赋分规则赋负分或者正分。新的考察期重新赋基础分。针对采购执行各环节易出现的问题，学校规定了13种赋负分情形，根据出现错误的程度和造成的后果赋不同的分值；并且规定在1个考察期内出现2次同类错误，第2次按原赋分分值的两倍赋分。明确规定考核结果与项目委托、下一轮采购代理遴选资格和委托协议的存续挂钩，从而进一步深化了考核结果的运用。
构建协同联动监督体系 加强采购活动全过程监管
为加强采购风险防控，学校不断完善权力监督制约机制，促进各类监督协同联动，增强采购活动的透明度。
首先，创新采购活动监督方式。早在2016年，学校针对纪检监察工作“三转”要求，在纪委监察处的支持下，从进一步强化采购管理部门的主体责任、扩大采购活动参与范围、加强对采购活动的全过程监督出发，改革创新了采购工作监督方式，探索并推出了招标与采购特邀监察员制度。组建了由学校纪委委员、监委委员、教代会组长、部门工会主席、基层党组织纪检委员以及校内各民主党派负责人等组成的特邀监察员库，明确规定特邀监察员在参与采购活动过程中应履行的监督、反馈和建议等3项职责，并对特邀监察员在参与采购活动中如何履行相关职责提出了明确而具体的要求。
其次，通过数字化手段实现远程监督。学校从提升采购活动数字化监管能力入手，着力加强开评标现场同步录音录像功能建设。在建好学校自有开评标场地相关设施、实现远程实时监督功能的基础上，在今年上半年新一轮采购代理机构遴选中，学校特别明确提出了“开评标现场可实现远程实时监督功能”的要求，进一步完善了开评标活动的电子监察手段，形成了特邀监察员现场监督、相关领导和部门可以根据需要进行实时远程监督这一新机制，实现了采购活动的全过程协同监管。
建强精准服务体系 提升全员采购工作能力
制度好不好，关键看执行。学校采购管理部门从推动制度执行出发，主动作为，提出了“精准服务、助力发展”的工作理念，以“务实规范、廉洁高效”作为目标，不断强化服务意识、加大服务力度、扩展服务深度、提升服务温度，用心用情做好政策解读、释疑解惑、咨询指导等工作，全面提升了全校采购参与者的业务能力，保障了学校各项采购管理制度的见行见效。
一是首创专员制度，努力把采购服务做深、做细、做实、做贴心。为准确把握、主动对接基层单位的采购服务需求，提升采购服务的精准化水平和服务质量，2019年，学校尝试推出了采购专员对口服务联系点制度。该项制度是将采购管理部门全体工作人员作为采购专员，分工对接一定数量的校内二级单位作为其联系点，并明确了采购专员的3项职责，即调查研究、政策宣传、指导服务，要求所有采购专员经常深入联系点，沟通情况、倾听呼声、宣传政策、指导实践，努力在提高采购质量上下功夫。经过近5年的运行，全校采购工作质效明显提升，该制度也得到项目采购单位的高度认可，并于2023年起固化为采购管理部门的内部管理制度。
二是锚定全员能力提升的目标，着力把业务培训做精、做新、做活、做到位。针对采购工作政策性强、业务性强的特点，学校不断创新培训指导方式，大力加强对全校采购人员的业务培训。学校先后举办了3期全校范围的采购业务专题培训；针对银行贴息贷款项目时间紧、任务重的实际情况，开展了线上专项采购培训；2023年，开展了“深入一线、服务上门”的走基层调研指导培训工作。
为确保培训的针对性和指导性，学校还结合培训先后编印了四期《图说“东师采购”》业务宣传指导手册，以图文并茂的形式宣传、解读国家政府采购政策和学校采购管理制度，规范操作流程、明确各环节要求，运用典型案例“以案说法”，受到一致好评，被老师们赞为“一册在手、采购无忧”。
搭建采购平台 提升采购管理数智化水平
近年来，国家陆续出台文件，对政府采购和招标投标行业向信息化、智能化转型提出了明确要求。
针对采购管理工作的这一发展趋势，按照“互联网+政府采购”和强化内控管理等要求，学校于2019年启动采购管理平台的建设，计划经过3期项目，实现“全流程、无纸化、多终端覆盖、一站式登录”的建设目标。平台于2020年5月完成1期建设并正式上线运行，目前3期建设基本完成，已实现采购需求填报及审查、在线申购与项目审批、待办即时提醒、代理机构委托与接单、外贸代理分配、采购资料归档、供应商考核评价、相关表单自动生成等功能。同时，学校还推动了采购平台与网上服务大厅以及合同、资产、档案等管理系统的数据共享与信息互通。
下一步，学校还将通过启用智能电子采购系统和引进“电子商城”“网上竞价”等平台系统，努力推进电子交易平台的全覆盖，进一步提升采购管理的数字化、智慧化水平。
(作者单位：东北师范大学政府采购与招标管理中心)
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