法治视阈下采购数字化体系的构建
——以陕西师范大学为例
■ 曹睿 李婷 王秋婷
《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规及相关规章制度颁布实施以来，政府采购工作已全面步入法治化轨道和数字化赛道。通过“互联网+”实施高校采购，搭建更加透明有效的数字化管理体系，利用法治化、数字化建设手段服务采购管理工作，不仅能在采购方式、采购流程中体现国家“放管服”政策要求，同时也能强化单位内部控制建设，有效规避采购各环节中的风险。
学校采购数字化体系的发展演变
陕西师范大学结合采购业务实际，构建了采购项目申报管理、采购合同规范管理、外贸业务进度管理“三位一体”的全流程采购信息化管理体系。
一是打造进口科教仪器外贸业务管理系统，实现外贸进度、合同进度统一管理。2019年，陕西师范大学国有资产管理处（物资设备采购招标管理办公室）（以下简称“陕西师范大学物采办”）建设了进口科教仪器外贸业务管理系统。该项目利用数字化手段，实现外贸进口业务的电子化、数字化、信息化，整合学校和外贸代理机构执行进度，形成高效运行的整体，做到外贸进口业务全流程的信息共享，让每个角色随时清楚外贸进口业务各个环节的信息和执行进度，提高外贸业务全流程信息公开度和透明度，让外贸进口业务提质增效。
进口科教仪器外贸业务管理系统不仅可以实现业务审核功能，合同进度跟踪，并且数据在采集录入方面实现与采购人、供应商、外贸代理机构的交互，保证数据的准确性和全面性，对后期进一步的数据分析和相关政策的提出，起到了支撑作用。
二是打造物资设备采购管理系统，实现采购阶段智慧管理。2020年，陕西师范大学物采办建设了物资设备采购管理系统，该系统将全流程的采购业务在线上按工作流程同步进行，并随时进行数据采集，利用数字化手段对零星采购、学院采购、学校集中采购、中央集中采购等组织方式进行全覆盖、信息化管理，减少项目单位的工作复杂度，同时让所有环节工作留痕，为监察、内控、审计等部门开辟线上监督通道，促进监督工作现代化和高效化，防范工作风险。
物资设备采购管理系统打破了采购活动中信息发布传递的限制，让采购招标的整个过程中都融入网络思维。
三是打造采购合同管理系统，实现合同签署规范化、自动化管理。2021年，陕西师范大学成立采购招标管理办公室（以下简称“采招办”），统筹学校物资设备及服务、基建工程、维修工程等招标采购管理相关工作。2022年，采招办为持续完善采购数字化体系建设，构建一套采购集合同电子化管理和电子签章管理为一体的合同管理信息系统，不断加强合同监督与管理，规范合同签订和履约。
一方面对接现有的物资设备采购管理系统和进口科教仪器外贸业务管理系统，直接调取采购结果相关信息生成采购合同，自动化推进合同签署流程，实现合同起草、审批、签署、备案、履约等功能为一体的一站式采购合同管理平台，最快可实现合同的起草到签署流程一天内完成。另一方面通过引入国家权威数字认证机构颁发的数字认证证书、签署人面部识别、活体验证等实名认证方式及手写签名，并对接公证处、司法鉴定中心等机构，随时可对合同及合同签署相关数据出具公证书、司法鉴定报告等必要证据，保障合同签章的合法性、安全性，为合同签署和执行提供必要的法律支持。
多维度拓展采购管理系统功能
在构建“三位一体”采购信息化管理体系的基础上，陕西师范大学不断扩充各项采购信息化功能模块，实现了采购环节“线上调研—线上采购—电子合同—项目跟踪—云档案”的全流程一体化线上办公模式，让教学科研人员可以足不出户完成采购各项工作。
网上竞价采购系统：陕西师范大学网上竞价采购系统为采购人和供应商之间搭建了线上无接触式的采购交易桥梁，实现了“需求—响应—报价—成交—合同”的一体化采购功能体系。采购人通过学校网上竞价系统在规定时间内在线报价，按照满足需求且最低价成交原则确定成交供应商，这种电子化采购方式提高了采购效率，规范了采购行为，为教学科研提供高效便捷的采购服务，为采购项目的执行提供了便捷途径。
评审专家管理系统：陕西师范大学评审专家管理系统的建设，实现了对校内外评审专家的有效管理。学校“专家库”中专家的专业分类更加科学、细致，可以充分共享校内外专家资源，结合云计算、云平台等技术，通过大数据作为支撑，使得专家信息数据更具有活跃性，有效实现自身价值。系统优化了专家抽取逻辑和流程，具备自主拨打电话、发送短信等通知功能，支持设置回避单位和人员，支持盲抽、定时抽取和补充抽取，抽取时还设置了经办人与审核人的二级审核，确保评审专家抽取的保密、公平公正和及时准确。
信息发布自动化管理模块：实现各个信息化系统之间、信息化系统与部门网站之间的采购数据对接。采购信息在相应信息系统录入后，市场调研公告、采购公告、结果公告、合同公示、验收结果公示等各类公告能同步在采招办网站发布和学校校园网主页“招标采购”栏目自动发布，主动扩大信息公开范围。
采购意向公开模块：实现利用采购意向公开进行市场调研的功能。采购意向信息发布后，供应商可通过系统上传符合采购需求的商务、技术文件。项目单位可通过采购意向公开模块收集市场信息，进行线上市场调研。
采购方式智能引导模块：引导项目单位经办人按照项目属性选择合法、合规、合适的采购方式。用户选择项目属性并填报项目名称、预算金额等基础信息后，系统可根据用户的选择展示对应内容并进行智能引导，逐步缩小选择范围，直到引导至最为合适的采购组织形式和采购方式。
采招档案数字化管理系统：搭建实时有效准确的数据信息库，便于随时调用或再次利用，提高工作效率。促进了部门档案和采购档案的规范性存储和系统性管理，有力推进了陕西师范大学采购档案管理规范化、智能化、信息化、数字化。
数字化体系建设的启示
陕西师范大学采购信息化系统实现数据的流程化管理，一方面通过数字化的方式可以将一些原本具有风险的数据进行系统采集，这样可以进行数据追溯和进一步的监督管理；另一方面，通过对大数据的采集和分析，能够督促采购招标内部控制体系有效的运行，形成信息资源的有效共享。
一是促进采购招标业务提质增效。陕西师范大学根据数字化的发展程度来构建采购招标的多元化模式，充分利用相关的信息设备和信息技术来建立相应的采购招标信息库，落实“放管服”政策，以“助力新工科、服务双一流”为根本立足点，为学校的教学科研工作服务，让信息多共享，多跑路，让师生少跑路，甚至不跑路。同时，能有效帮助教学科研人员减少工作负担，提升工作效率，提高采购产品品质，达到采购招标的标准。
二是实现采购招标全流程公开透明。陕西师范大学加强数字化的管理水平，借助网络平台，将各类采购公告、采购文件、市场调研信息、专家论证意见、采购结果公告、采购合同等应当公开的内容进行全网、全流程、全生命周期的全方位信息公开，打破传统的封闭式采购方式，实现采购资金和管理的透明，接受全社会监督，真正实现“阳光下的采购”。
三是助力完善内部控制和监督体系。陕西师范大学利用信息系统将全程监督机制和工作透明度的提高贯彻到采购招标工作的始终，杜绝违规行为和现象，减少人情关系等问题对采购招标工作带来的影响。根据岗位职责分工设置系统权限，分别设置立项、审核、审批、执行、合同签订、印章管理、项目管理和入档权限，实现不相容岗位相分离，做到相关业务多人参与，相互牵制。通过信息化、数字化、智能化技术手段规范权力运行，让权力运行在制度的“笼子”里，防范采购风险。
在国家全面深化改革的背景下，政府采购制度改革的帷幕也进一步拉开，《中华人民共和国政府采购法》正在修订，一些部门规章、规范性文件陆续出台，政府采购迎来深化改革的新时代，采购数字化建设将在法律制度的保障下更加规范、更加高效。“互联网+”技术也将进一步助力高校采购工作，实现采购管理事权制衡、高效协作、防范风险的数字化新发展格局，最终为推进高校各项事业加速高质量发展蓄势赋能。
（作者单位：陕西师范大学采购招标管理办公室）
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