“一头一尾”做抓手驱动采购丝滑运转
■ 博雅文 陈康
需求管理的增强，有助于提高采购活动的可预期性，改善采购过程各个阶段之间的有机联系。严格规范开展履约验收对实现采购与预算、资产及财务等管理工作协调联动具有重要意义。华东理工大学通过强化“一头一尾”管理，持续提高着政府采购的效率和质量。
需求管理控源头
规范管理，坚持制度先行。2023年6月华东理工大学采购与招投标管理中心制定《华东理工大学采购需求管理办法》（以下简称《管理办法》）。《管理办法》针对限额以上的政府采购项目，对财政部发布的《政府采购需求管理办法》（以下简称《办法》）进行“细化”，严格抓好各项规定的落地见效。针对限额以下的学校集中采购项目，对《办法》进行“简化”，简化流程，优化服务。
《管理办法》适用范围是政府采购限额以下且纳入学校集中采购管理范畴的项目。政府采购项目按照《办法》执行，具体操作中涉及采购申请、审查、履约验收的，按照《管理办法》实施。另外，学校二级单位采购项目的需求管理可参照《管理办法》执行。
加强引导，明确主体责任。华东理工大学采购与招投标管理中心（以下简称采招中心）积极引导采购人充分认识采购需求管理的重要性和必要性，并根据采购项目实施的要求，充分考虑采购活动所需时间和可能影响采购活动进行的因素，合理安排采购活动实施时间。
一是提前计划。采招中心主动与需求部门沟通，了解本年度拟采购项目情况，合理制定采购计划，编制时间进度表，扎实有序开展采购工作。
二是动态推进。采招中心按时组织项目推进会，采购前主动对接，采购中动态管理，加快预算执行进度，提高采购资金的使用效益。
三是协同发力。就学校重点项目推进中的困境与难点，采招中心积极与财务处、基建处、后保处等相关部门沟通协调，深化采购工作内涵，延伸采购工作效力。
四是加强引导。通过公众号、工作群、信息系统等途径，采招中心加强与采购人在业务层面的交流，广泛宣传告知，增强政策法规意识。
多方联动，强化审查把关。对纳入学校集中采购管理范畴的项目，采招中心建立了审查工作机制，针对采购需求管理中的重点风险事项，对采购需求和采购实施计划进行审查。针对采购金额较大、技术复杂或师生关注度较高的采购项目，审查工作可以由学校采购与招投标工作小组实施，也可以邀请相关专家、第三方机构等参与审查。
严防风险，优化内部控制。采招中心把采购需求嵌入本单位内控管理流程，加强相关工作的组织、人员和经费保障。同时，将采购需求管理作为采购内控管理的重要内容，建立健全采购需求管理机制，加强对采购需求的形成和实现过程的内部控制和风险管理。
具体包括：明晰事权，依法履职尽责（实施归口管理、明确委托代理权利义务、强化内部监督）；合理设岗，强化权责对应（界定岗位职责、不相容岗位分离、相关义务多人参与、实施定期轮岗）；分级授权，推动科学决策（完善决策机制、完善内部审核制度、建立健全采购工作小组议事规则）；优化流程，实现重点管控（增强采购计划性、严把立项决策关、加强关键环节控制、健全档案管理）。
学校还建立了工程项目清单核对机制。对纳入学校集中采购的所有施工类采购项目，由项目采购代理单位、投资审计单位、项目投资控制部门分别派出造价工程师独立完成造价并交叉核对后，根据审计处审计意见确定最终投标限价。对于复杂项目，增加招标代理、投资审计造价工程师现场踏勘环节，确保项目投标限价及工程量清单准确、科学、合理。
此外，推行网上竞价。网上竞价是采购人公开发布采购信息，在规定时间内，供应商在线报价，按照满足需求的最低报价者成交的电子化政府采购形式。其优势在于采购便捷、成本低、效率高、减少围标串标、营造校内公平公正的环境。
制定标准，加强业务指导。按照结果导向的改革要求，采招中心积极研究制定采购需求标准文本和格式模板，并根据政府采购限额标准，分类制定华东理工大学《采购需求和实施计划表》《采购需求调查表》等，加强业务指导，精准高效开展工作。
履约验收抓末端
前期学校的验收工作在各归口管理部门完成。《管理办法》出台后，采购人在履约验收时，可以邀请采招中心参与验收。对于采购人和使用人分离的采购项目，应当邀请实际使用人参与验收。采购人须将验收报告提交采招中心备案。
货物类项目可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节。服务类项目，可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核，结合考核情况和服务效果进行验收。工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。
针对供应商管理，采招中心制定了《华东理工大学采购供应商管理办法》，同时，建立供应商库及评价体系，对供应商统一管理。供应商的评价档案包括供应商在整个采购活动中的行为表现记录，及中标、成交之后的履约评价等，可作为后续学校非政府采购活动选择承接主体的参考依据。供应商的履约评价以结果为导向，根据货物、服务、工程采购项目的具体属性和特点设置评价因素及权重，评价内容包括交付、质量、服务等。
采招中心还对学校部分食堂、商铺等多个项目开展履约评价，参与评价人员包括教师、本科生、研究生及管理人员。履约评价的结果对学校的采购项目产生正向激励作用，供应商更加积极、高质量履行项目合同。
（作者单位：华东理工大学）
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